W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesowym, zdolność organizacji do adaptacji i reagowania na zewnętrzne i wewnętrzne wyzwania staje się kluczowa dla ich sukcesu. Norma ISO 9001, będąca światowym standardem w dziedzinie zarządzania jakością, ewoluowała, aby sprostać tym wyzwaniom. W jej obecnie obowiązującym wydaniu znaleźć można pojęcie "kontekstu organizacji", które stanowi fundament dla efektywnego systemu zarządzania jakością. Ten artykuł ma na celu zagłębienie się w ideę kontekstu organizacji, wyjaśniając jego znaczenie oraz wpływ na sposób, w jaki organizacje planują i implementują swoje systemy zarządzania jakością.
Kontekst organizacji, obejmujący zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne czynniki wpływające na organizację, wymaga od niej holistycznego spojrzenia na swoje otoczenie, w tym na potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych. W artykule wyjaśnimy, jak identyfikacja i analiza tych czynników pomaga organizacjom nie tylko w spełnianiu wymagań normy, ale także w osiąganiu ciągłej poprawy i doskonalenia operacyjnego.
Na początek zacznijmy od wyjaśnienia, czym tak naprawdę jest kontekst organizacji i jak należy go rozumieć. Kontekst organizacji w kontekście normy ISO 9001 odnosi się do zrozumienia wewnętrznych i zewnętrznych czynników, które wpływają na organizację oraz jej SZJ. Jest to kluczowy element normy ISO 9001:2015, który pomaga organizacjom lepiej dostosować i wdrożyć system zarządzania jakością do swojej specyficznej sytuacji. Do głównych aspektów kontekstu organizacji w ISO 9001 możemy zaliczyć:
Określając kontekst organizacji należy zacząć od zidentyfikowania czynników zewnętrznych i wewnętrznych.
Czynniki wewnętrzne odnoszą się do środowiska wewnętrznego, w którym działa organizacja. Mogą to być m.in:
Czynniki zewnętrzne obejmują z kolei otoczenie rynkowe, społeczne, technologiczne, etyczne, prawne, polityczne i ekonomiczne, w którym organizacja działa. Czynniki zewnętrzne należy rozumieć w kategoriach:
Przy określaniu kontekstu organizacji, kluczowe jest zastosowanie odpowiednich narzędzi, które umożliwią głębsze zrozumienie zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych czynników wpływających na działalność firmy. W tym kontekście, dwie popularne i efektywne metody analizy to SWOT oraz PEST.
Analiza SWOT (akronim: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats - Mocne i Słabe Strony, Szanse, Zagrożenia) jest narzędziem strategicznym, które pomaga organizacjom zidentyfikować ich kluczowe mocne i słabe strony, a także szanse i zagrożenia.
Z kolei analiza PEST (Political, Economic, Social, Technological - Polityczne, Ekonomiczne, Społeczne, Technologiczne) koncentruje się bardziej na makro-środowisku, w którym organizacja funkcjonuje.
Kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę określając kontekst organizacji są potrzeby i oczekiwania zainteresowanych stron. Strony zainteresowane obejmują wszystkie podmioty zewnętrzne i wewnętrzne, które wpływają lub mogą potencjalnie wpływać na zdolność organizacji do dostarczania produktów i usług, które konsekwentnie spełniają wymagania klientów oraz obowiązujące przepisy prawne. Po zidentyfikowaniu wszystkich interesariuszy, organizacja powinna zrozumieć ich wymagania i odpowiednio na nie reagować. Wymagania klienta mogą obejmować na przykład terminową realizację dostaw lub zapewnienie odpowiedniego stosunku ceny do jakości. Z kolei kierownictwo może oczekiwać dobrych wyników finansowych, podczas gdy pracownicy mogą priorytetowo traktować atrakcyjne wynagrodzenie i możliwości rozwoju osobistego. Do stron zainteresowanych należą również instytucje państwowe, które ustalają określone wymogi ustawowe i regulacyjne, którym organizacja musi przestrzegać. Organizacja powinna zidentyfikować te wymagania i opracować strategie ich zaspokajania.
Po zidentyfikowaniu czynników zewnętrznych i wewnętrznych oraz stron zainteresowanych, organizacja powinna zbudować mechanizmy monitorowania i przeglądu tych wymagań w regularnych odstępach czasu. Proces ten może być realizowany między innymi poprzez przeglądy zarządzania. Ponieważ czynniki i wymagania stron zainteresowanych mogą zmieniać się z biegiem czasu, kluczowe jest, aby organizacja na bieżąco dostosowywała się do trendów rynkowych i zmian w swoim wewnętrznym otoczeniu.
Zakres systemu zarządzania jakością jest jednym z kluczowych elementów przy wdrażaniu normy ISO 9001 i odnosi się do granic i limitów, w ramach których system ten jest stosowany w organizacji. Obejmuje on określenie działalności, procesów, funkcji, produktów i usług, które są włączone do systemu zarządzania jakością organizacji.
Zakres Systemu Zarządzania Jakością warto zdefiniować opierając się między innymi na:
Zakres Systemu Zarządzania Jakością powinien jasno wskazywać charakter oferowanego produktu/usługi, kontekst, w jakim działa organizacja oraz uwzględniać wymagania wszystkich zainteresowanych stron.
Przykładowy zakres systemu może brzmieć: Projektowanie i rozwój komponentów elektronicznych, w tym układów scalonych, płytek drukowanych i innych związanych z nimi elementów.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wymagań normy ISO 9001, zapraszamy do skorzystania z naszej oferty szkoleń. Natomiast jeśli jesteś w trakcie wdrażania SZJ i chcesz uzyskać certyfikat ISO 9001, zapraszamy do kontaktu w celu przedstawienia oferty na certyfikację.