Korzystając z certyfikowanego systemu zarządzania, bez względu na to czy jest to system zarządzania jakością (ISO 9001), system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (ISO 45001), czy inny system zarządzania ISO, należy upewnić się, że jest on stale sprawdzany pod kątem skuteczności. Takie postępowanie pozwoli Twojej organizacji lepiej zrozumieć realizowane procesy i zapewnić ich najwyższą efektywność. Integralną częścią norm z rodziny ISO jest ciągłe doskonalenie poprzez audyty wewnętrzne i zewnętrzne oraz tzw. przeglądy zarządzania.
Przegląd zarządzania ma na celu upewnienie się, że wdrożony system zarządzania funkcjonuje we właściwy sposób, a także przygotowanie organizacji do audytów zewnętrznych. Innymi słowy przegląd zarządzania jest działaniem, które umożliwia monitorowanie i kontrolowanie systemu zarządzania, a także sprawne wykrywanie wszelkich błędów, niezgodności i uchybień.
Podczas przeglądu zarządzania dokonuje się analizy aktualnych danych dotyczących m.in.:
W normach ISO określono, że odpowiedzialność za skuteczne wdrożenie systemu zarządzania ostatecznie spoczywa na najwyższym kierownictwie. Istnieje jednak dwuznaczność, ponieważ standard nie określa, kto jest odpowiedzialny za planowanie przeglądów zarządzania, a mówi jedynie, że należy je zaplanować i przeprowadzić. W praktyce harmonogram przeglądów zarządzania przygotowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania. Spotkania te należy organizować co najmniej raz w roku. Zaleca się jednak, aby w przypadku większych i bardziej złożonych organizacji przegląd zarządzania przeprowadzać raz na pół roku lub raz na kwartał. Pozwoli to odpowiednio szybko reagować na wszelkie nieprawidłowości oraz sprawować nadzór nad systemem.
Jeśli zdecydujesz, że Twoja organizacja powinna przeprowadzać kilka przeglądów zarządzania rocznie, dobrym pomysłem jest poświęcenie każdego ze spotkań na omówienie funkcjonowania innej części systemu i podzielenie pracy na łatwiejsze do zarządzania zadania.
Warto też upewnić się, że planując i przygotowując przegląd zarządzania uwzględniono wszystkie obszary objęte certyfikacją. W tym celu pomocne może okazać się przygotowanie programu, który wyszczególnia tematy i zagadnienia, które zostaną poruszone podczas spotkania.
Wśród uczestników przeglądu zarządzania musi znajdować się kierownictwo wyższego szczebla oraz osoba odpowiedzialna za utrzymanie systemu zarządzania. Dobrą praktyką jest także włączanie do spotkania osób, które mają związek z omawianymi kwestiami. Na przykład w określonych procesach bezpośrednio związanych z niektórymi pracownikami lub zespołami powinien być obecny ich przedstawiciel, który zapewni właściwą komunikację i będzie pewnego rodzaju pomostem pomiędzy zarządem a zespołem.
Spotkania w ramach przeglądu zarządzania powinny obejmować m.in.:
Normy ISO wymagają również formalnego udokumentowania przeprowadzonych spotkań. Najczęściej robi się to w formie raportu z przeglądu zarządzania, który powinien zostać zatwierdzony przez kierownictwo organizacji. W raporcie powinny znajdować się m.in. takie informacje jak:
Dobrą praktyką jest również udokumentowanie listy uczestników przeglądu zarządzania.
Raport z przeglądu zarządzania należy przekazać odpowiednim członkom personelu, zwłaszcza jeśli w systemie wprowadzane były zmiany lub poprawki. Dzięki temu mamy pewność, że wszyscy pracownicy są o nich poinformowani i będą stosować się do wprowadzonych zmian.
Jeśli chcą Państwo uzyskać więcej informacji na temat systemów ISO i tego w jaki sposób mogą pomóc w osiągnięciu Waszych celów biznesowych, lub jeśli są Państwo zainteresowani otrzymaniem oferty na akredytowaną certyfikację, prosimy o kontakt.