Niezależnie od tego jak wiele auditów przeszedłeś, myśl, że ktoś będzie auditował Twoja pracę zawsze wywołuje pewien niepokój. O to kilka rad, które mogą ułatwić Ci przejście auditu ISO 9001.
Przygotowanie pracowników
- Polityka jakości - przejrzyj, a jeżeli jest taka potrzeba - odśwież. Upewnij się także, że przez wszystkich pracowników jest poprawnie rozumiana.
- Cele jakości - pracownicy powinni wiedzieć jakie cele jakości zostały wyznaczone, w jaki sposób Organizacja zamierza je osiągnąć, w jaki sposób codzienna praca ma wpływ na ich osiągnięcie.
- Szkolenia -upewnij się, że każdy został odpowiednio przeszkolony do wykonywania swoich zadań i obowiązków.
- Udokumentowana informacja - upewnij się, że wszyscy wiedzą, gdzie znajdują się aktualne procedury, instrukcje pracy, formularze związane z ich stanowiskiem pracy.
- Harmonogram audytów - upewnij się, że wszyscy znają zakres auditu, wiedzą kiedy będą auditowani oraz co może być sprawdzane w ich obszarze.
- Rozmowa - pracownicy powinni mieć możliwość swobodnej odpowiedzi na zadane pytania, powinni wiedzieć, że można im odpowiedzieć “nie wiem”.
Przegląd Udokumentowanej Informacji
- Upewnij się, że wykazy dokumentów i akt są aktualne.
- Sprawdź, czy wszystkie dokumenty zostały poddane przeglądowi, zostały zatwierdzone, zakomunikowane i są stosowane przez wszystkie osoby zaangażowane w proces.
- Upewnij się, że nieaktualne dokumenty zostały usunięte z obiegu i nie są używane.
- Sprawdź, czy zapisy są robione w poprawny sposób.
Poprawność działania procesu
- Upewnij się, że postępuje się zgodnie z procedurami.
Proces działań naprawczych
- Przejrzyj wyniki z poprzednich audytów i upewnij się, że ustalenia zostały wdrożone, że do wszystkich niezgodności ustalono przyczyny i podjęto odpowiednie działania by je wyeliminować i nie dopuścić do tego, by mogły powtórzyć się w przyszłości.
- Sprawdź czy działania korygujące, które zostały wykonane, zostały zweryfikowane pod kątem skuteczności.
Organizacja miejsca pracy
- W nieuporządkowanym, brudnym miejscu pracy trudno jest pracować, ale także przeprowadzić audit. Poświęć trochę czasu na porządek i jego sprawdzenie (biura, biurka, magazyn, hala warsztatowa itp.).
- Upewnij się, że zapisy, formularze, procedury i wszelkie istotne dokumenty są pod ręką lub są łatwo dostępne.
Pozytywne nastawienie i profesjonalizm
- Postaraj się zrobić dobre pierwsze wrażenie – traktuj audytorów profesjonalnie i z szacunkiem.
- Bądź pozytywnie nastawiony. Auditorzy nie są wrogami, mają potwierdzić zgodność i pomóc Twojej organizacji poznać jej słabości, tak byś mógł podjąć niezbędne działania, by mogły zostać poprawione.
