Analizując problem i określając jego przyczynę źródłową, musisz zastosować logiczne i krytyczne myślenie oraz umiejętności analityczne, które pomogą Ci dopasować wszystkie elementy układanki i przedstawić obraz, który będzie miał sens dla odbiorcy. Przy rozwiązywaniu problemu, nie wystarczy znalezienie tymczasowego rozwiązania – jeśli leczysz tylko symptomy, bardzo prawdopodobne jest, że problem wystąpi ponownie. Aby tego uniknąć, powinieneś przede wszystkim określić jego przyczynę źródłową. Pomóc w tym może zebranie odpowiedzi na kilka prostych pytań.
Określnie przyczyny źródłowej
Analiza przyczyny źródłowej jest techniką używaną do zrozumienia i rozwiązania problemu. Pomaga obserwatorowi zlokalizować przyczynę i czynniki, które w pierwszej kolejności doprowadziły do problemu. Mówiąc prościej, wykonując analizę przyczyn źródłowych, zidentyfikujesz problem, znajdziesz jego przyczynę i określisz jakie środki należy podjąć, aby go zlikwidować, tak żeby więcej się nie powtórzył.
Stosowanie pytań otwartych i ciągłe poszukiwanie pozwoli ci określić rzeczywisty problem i jego przyczynę, a nie tylko wstępne założenia. Być może Twoje pierwotne podejrzenia okażą się prawidłowe, ale mimo to upewnij się, że właściwie badasz każdy aspekt problemu i identyfikujesz jego przyczynę. Im bardziej dopracujesz swoją umiejętność kwestionowania otoczenia, tym bardziej twój mózg zwiększy swoje możliwości analizy. Korzystanie z ramowych działań i technik takich jak 5 Why’s – używanych w fazie analizy metodologii Six Sigma DMAIC (Definiuj, Mierz, Analizuj, Ulepszaj, Kontroluj) – może pomóc ci poukładać myśli i jednocześnie zagłębić się w przyczynę źródłową problemu.
Czym jest metoda „5 Why’s”
Istotą metodologii 5 Why’s jest zadawanie pytań „dlaczego”. Jest to technika prowadzenia wywiadu i zadawania pytań, która pomaga zidentyfikować przyczynę źródłową problemu w sposób szybki i logiczny. Co więcej, pomaga ona w określeniu związków między pierwotnymi problemami.
Pierwsza i najważniejsza zasada określania przyczyny problemu to zrozumienie jego fundamentów. Dzięki temu, jesteśmy w stanie zidentyfikować, co tak naprawdę jest problemem.
Aby to lepiej zobrazować, przeanalizujmy następujący przykład – Opis Problemu: Jesteś w drodze do pracy i twój samochód zatrzymuje się na środku drogi.
Dlaczego twój samochód się zatrzymał?
Dlaczego skończyło się paliwo?
Dlaczego nie zatankowałeś samochodu w drodze do pracy?
Dlaczego byłeś spóźniony?
Dlaczego zaspałeś?
Dlaczego robiłeś nadgodziny?
Na tym przykładzie widzimy, że nasi pracownicy spóźniają się do pracy i niedosypiają, ponieważ uważają, że ich zarobki są zbyt niskie i muszą pracować po godzinach. Bez powyższej analizy moglibyśmy dojść do zupełnie innych wniosków, np. że nasz pracownik jest nierzetelny lub leniwy, co jest niezgodne z prawdą. Dzięki temu prostemu zabiegowi wiemy, że zamiast podejmować działania związane z dyscyplinowaniem spóźniających się pracowników, warto podjąć dyskusję na temat najlepszych sposobów na ocenę satysfakcji pracowników z pracy, wynagrodzenia i liczby obowiązków.
Dlaczego firmy powinny wykorzystywać analizę przyczyn źródłowych? Odwołując się do ERIC’a RIE S’a z Harvard Business Review, wyróżnić możemy cztery główne korzyści:
Doskonalenie Analizy
Dobrym sposobem, aby rozwijać swoje zdolności analityczne jest obserwacja. Skuteczna obserwacja może ujawnić najbardziej skrywane sekrety. Ważne jest, aby doskonalić swoje zdolności, mieć oczy szeroko otwarte nawet na najmniejsze detale i układać je jeden po drugim jak puzzle.
Zadawaj pytania pracownikom i zainteresowanym stronom. Zbieraj informacje w najprostszy sposób – obserwuj codzienność w swojej organizacji, jej problemy, osiągnięcia i zbieraj dane, kategoryzuj wszystko i wtedy szukaj źródła problemu.