Udokumentowana informacja została wprowadzona jako część nowej struktury (HLS - „High Level Structure”).
Definicja: „Udokumentowane informacje mogą być wykorzystywane do komunikowania się, przekazywania wiadomości, dzielenia się wiedzą i dostarczania dowodów na to, co zostało zaplanowane i rzeczywiście wykonane.”
Wymagania jakie wynikają z nowej normy ISO 9001:2015 to m.in. aby system zarządzania obejmował zarówno udokumentowane informacje jak również informacje określone przez organizację jako niezbędne.
Nowa norma ISO 9001 nie wymaga konkretnych dokumentów, procedur, instrukcji czy nawet Księgi Jakości. Struktura dokumentacji w organizacjach może zostać zachowana, o ile jest odpowiednia do prowadzonych. Pozwala organizacji samodzielnie określić, kiedy udokumentowana informacja jest jej potrzebna, przy czym format, nośnik oraz źródło informacji określają sama organizacja.
Organizacja powinna zapewnić odpowiednią identyfikację i właściwy format udokumentowanej informacji, a także zapewnić nadzór nad nią w celu zapewnienia dostępności i przydatności do zastosowania oraz odpowiedniej ochrony przed niewłaściwym użyciem oraz utratą poufności lub integralności.
Zmiany w kształcie udokumentowanej informacji mogą wystąpić przy wdrażaniu sytemu po raz pierwszy lub w przypadku, gdy dotychczasowa dokumentacja straciła swą aktualność do działań danej organizacji.
Jeśli interesuje Cię temat wdrożenia i certyfikacji ISO zadzwoń pod numer 22 6497664 lub skontaktuj się z nami poprzez email: isoqar@isoqar.pl.