Myślenie oparte na ryzyku w ISO 9001:2015

Myślenie oparte na ryzyku w ISO 9001:2015

ISOQAR przygotował dla Państwa cykl artykułów, które pomogą Państwu w przejściu na nową normę ISO 9001:2015 oraz ISO 14001:2015.

Zapraszamy do lektury pierwszego artykułu.

 

Myślenie oparte na ryzyku w ISO 9001:2015

Cel artykułu

  • wyjaśnienie, czym jest myślenie oparte na ryzyku w ISO 9001,
  • odpowiedź na wątpliwości dotyczące tego, czy ‘myślenie oparte na ryzyku’ zastępuje ‘podejście procesowe’,
  • rozwianie obaw dotyczących usunięcia ‘działań zapobiegawczych’ z ISO 9001
  • wyjaśnienie, w prosty sposób każdego z elementów składających się na ‘myślenie opartego na ryzyku’

 

Czym jest myślenie oparte na ryzyku?

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych w nowej wersji normy ISO 9001:2015 jest zmiana podejścia do kwestii zarządzania ryzykiem – zmiany skupiają się na przejściu z postawy "zapobiegania" jako oddzielnego elementu systemu zarządzania jakością do systematycznego analizowania zarządzania ryzykiem.

Ryzyko jest nieodłącznym elementem wszystkich aspektów systemu zarządzania jakością. Istnieje we wszystkich systemach, procesach i funkcjach. Myślenie oparte na ryzyku gwarantuje, że ryzyka są zidentyfikowane, przedyskutowane i kontrolowane podczas projektowania i stosowania systemu zarządzania jakością.

W poprzednich edycjach ISO 9001, klauzula odnośnie działań zapobiegawczych była wydzielona z całości. Poprzez myślenie oparte na ryzyku, rozważanie ryzyka stało się integralną częścią systemu zarządzania jakością.

Dzięki wczesnej identyfikacji i działaniu, organizacja ma szansę zmienić swoją postawę z reaktywnej na proaktywną – może działać z wyprzedzeniem zamiast ograniczać niepożądane skutki. 

Działania zapobiegawcze są naturalnie wbudowane w system zarządzania jakością, gdy tworzy się go stosując myślenie oparte na ryzyku.

Z myślenia opartego na ryzyku korzystamy, często nieświadomie, w naszym codziennym życiu.  Przykład: Jeśli chcę przejść przez ulicę, to rozglądam się na boki zanim wyjdę na jezdnię. Nie wyjdę bezmyślnie pod jadący samochód.

 

 

Myślenie oparte na ryzyku było zawsze obecne w ISO 9001 – niniejsza aktualizacja po prostu wbudowuje je w cały system zarządzania.

Myślenie oparte na ryzyku w ISO 9001:2015 powinno być stosowane od samego początku. Od wdrażania po codzienne funkcjonowanie systemu, dzięki czemu działania zapobiegawcze staną się nieodłącznym elementem wszystkich działań związanych z planowaniem, analizą i oceną.

 

 

Myślenie oparte na ryzyku jest już częścią podejścia procesowego.

Nie wszystkie procesy systemu zarządzania jakością reprezentują ten sam poziom ryzyka w zakresie zdolności organizacji do osiągania swoich celów. Niektóre powinny być bardziej starannie i formalnie zaplanowane i kontrolowane niż inne. 

Przykład: Aby przejść przez ulicę mogę iść na przełaj lub mogę skorzystać z pobliskiej kładki dla pieszych. Który sposób (proces) wybiorę zależy od przeprowadzonej przeze mnie analizy ryzyka dla każdej z opcji.

Powszechnie uważa się, że ryzyko może nieść ze sobą tylko negatywne skutki. Tak naprawdę, ryzyko może nieść ze sobą pozytywne lub negatywne konsekwencje.

W ISO 9001: 2015 pojęcia ‘ryzyko’ i ‘możliwości’ są często wymieniane łącznie. ‘Możliwość’ nie jest rozumiana, jako pozytywna strona ryzyka. Możliwość to zestaw okoliczności, które pozwalają na wykonanie czegoś – polskim zamiennikiem tego słowa jest ‘sposobność’. Wykorzystanie lub nie, sposobności, niesie ze sobą różne poziomy ryzyka.

Przykład:

Przejście prosto przez ulicę daje mi możliwość znalezienia się z drugiej strony jezdni szybciej, ale jeśli wykorzystam tę sposobność, pojawia się zwiększone ryzyko obrażeń ze strony przejeżdżających samochodów.

 

Myślenie oparte na ryzyku polega na rozważeniu bieżącej sytuacji i możliwości jej zmiany.

Analiza tej sytuacji wskazuje okazje do doskonalenia:

·         metro prowadzące bezpośrednio pod drogą,

·         sygnalizacja świetlna dla pieszych, lub

·         skorzystanie z miejsca, gdzie nie ma ruchu.

 

 

Gdzie mówi się o ryzyku w ISO 9001:2015?

Pojęcie myślenia opartego na ryzyku jest wyjaśnione we wstępie do normy ISO 9001:2015, jako integralna część podejścia procesowego.

 

 

ISO 9001: 2015 wykorzystuje myślenie oparte na ryzyku w następujący sposób:

Wstęp – definicja myślenia opartego na ryzyku

Klauzula 4 - organizacja jest zobowiązana do uwzględnienia ryzyk i sposobności (możliwości) związanych z jej procesami SZJ

Klauzula 5 – najwyższe kierownictwo jest zobowiązane do:

  • Promowania świadomego myślenia opartego na ryzyku
  • Określenia i przypisania ryzyk i sposobności (możliwości), które mogą w jakiś sposób (pozytywny lub negatywny) wpłynąć na zgodność produktu / usługi

Klauzula 6 – organizacja jest zobowiązana do identyfikacji ryzyk i sposobności (możliwości) związanych z funkcjonowaniem SZJ i podejmowania odpowiednich działań w celu ich rozwiązania/wykorzystania.

Klauzula 7 - organizacja jest zobowiązana do określenia i zapewnienia niezbędnych zasobów (ryzyko jest domniemane, jeżeli pojawiają się wyrażenia: „odpowiednie” lub „właściwe”)

Klauzula 8 - organizacja jest zobowiązana do zarządzania jej procesami operacyjnymi (ryzyko jest domniemane, jeżeli pojawiają się wyrażenia: „odpowiednie” lub „właściwe”)

Klauzula 9 – organizacja jest zobowiązana do monitorowania, mierzenia, analizowania i oceniania efektywności podjętych działań w celu określenia ryzyka i sposobności (możliwości).

Klauzula 10 – organizacja jest zobowiązana do poprawy, zapobiegania lub redukowania niepożądanych skutków w SZJ oraz do aktualizacji zidentyfikowanych ryzyk i sposobności (możliwości).

 

 

Dlaczego warto korzystać z myślenia opartego na ryzyku?

Poprzez uwzględnienie ryzyka w całym systemie i we wszystkich procesach, prawdopodobieństwo osiągnięcia zadeklarowanych celów jest zwiększone, dane wyjściowe są bardziej spójne i klienci mogą być pewni, że otrzymają oczekiwany produkt lub usługę.

 

 

Myślenie oparte na ryzyku:

  • ulepsza zarządzanie,
  • ustanawia proaktywną kulturę ‘ciągłego doskonalenia’,
  • pomaga w osiągnieciu zgodności z wymaganiami prawa,
  • zapewnia zgodność / spójność jakości towarów i usług,

·        zwiększa zaufanie i zadowolenie klienta.

Firmy odnoszące sukcesy intuicyjnie wykorzystują myślenie oparte na ryzyku.

 

 

Jak mogę to zrobić?

Użyj myślenia opartego na ryzyku podczas budowania Twojego systemu zarządzania i tworzenia procesów.

 

 

Zidentyfikuj twoje ryzyka – pamiętaj, że są one zależne od kontekstu

Przykład: Gdybym chciał przejść przez ruchliwą ulicę, z wieloma szybko poruszającymi się samochodami, ryzyko nie jest takie same, jak dla drogi, która jest wąska a ruch samochodowy niewielki. W tym przypadku należy również rozważyć takie aspekty (kontekst) jak pogoda, widoczność, mobilność osób i konkretne cele osobiste.

 

 

Zrozum swoje ryzyko

Co jest dla Twojej organizacji akceptowalne, a co nie? Jakie zalety i wady mają poszczególne procesy? Co sprawia, że jeden z nich jest bardziej atrakcyjny od drugiego?

Przykład:

Cel: Mam potrzebę bezpiecznego przejścia przez jezdnię, żeby zdążyć na spotkanie w wyznaczonym czasie.

  • Nie mogę ulec wypadkowi, nie mogę być ranny - to jest niedopuszczalne.
  • Nie mogę się spóźnić - to jest niedopuszczalne.

Osiągnięcie swojego celu szybciej powinno być zrównoważone z prawdopodobieństwem uszkodzenia ciała. Ważniejsze jest, abym dotarł na spotkanie bez obrażeń, niż dotarcie na spotkanie na czas.

Mogę zaakceptować opóźnienie spowodowane przedostaniem się na drugą stronę drogi za pomocą kładki, jeśli prawdopodobieństwo zranienia w trakcie bezpośredniego przejścia przez jezdnię jest wysokie.

Analizuję sytuację. Kładka dla pieszych jest oddalona o 200 metrów, czas, jaki zajmie mi droga, wydłuży się. Pogoda jest dobra, widoczność jest dobra i widzę, że nie ma wiele samochodów na drodze w tym czasie.

Decyduję, że bezpośrednie przejście przez ulicę niesie zadowalająco niski poziom ryzyka kontuzji i pomoże mi w dotarciu na spotkanie na czas.

 

 

Planuj działania dotyczące ryzyk

Jak można uniknąć lub wyeliminować ryzyko? W jaki sposób można ograniczyć ryzyko?

Przykład: mogę wyeliminować całkowicie ryzyko doznania obrażenia poprzez zderzenie z pojazdem, jeśli skorzystam z kładki, ale już zdecydowałem, że ryzyko związane z przekroczeniem drogi jest do zaakceptowania.

Teraz planuję jak zmniejszyć prawdopodobieństwo urazu lub wpływu urazu na moje funkcjonowanie. Nie mam wpływu na samochód, który może mnie uderzyć. Mogę zmniejszyć prawdopodobieństwo bycia uderzonym przez samochód.

Mam zamiar przejść przez ulicę w czasie, gdy nie ma samochodów poruszających się w moim kierunku, a więc zmniejszę prawdopodobieństwo wypadku. Dlatego planujemy przejść przez ulicę w miejscu, gdzie mam dobrą widoczność.

Wdróż plan - podejmij działania

Przykład: Podchodzę do krawędzi drogi, aby sprawdzić, czy nie ma dodatkowych barier do pokonania. Rozglądam się czy nie ma nadjeżdżających samochodów. Przechodzę przez jezdnię nadal obserwując czy nie pojawia się jakiś zagrażający mi samochód.

Sprawdź skuteczność działania – czy to działa?

Przykład:

Przechodzę na drugą stronę drogi bez szwanku i na czas: Ten plan zadziałał i udało się uniknąć niepożądanych efektów.

Ucz się na podstawie doświadczeń – ulepszaj

Przykład:

Powtarzam działanie przez kilka dni, w różnym czasie i w różnych warunkach pogodowych (w różnym kontekście).

To daje mi dane do zrozumienia zmieniającego się kontekstu (czas, pogoda, ilość samochodów), bezpośredniego wpływu na skuteczność planu i zwiększającego się prawdopodobieństwa nie osiągnięcia mojego celu (docieram na czas i unikam zranienia).

Doświadczenie uczy mnie, że przejście przez jezdnię w określonych porach dnia jest bardzo trudne, ponieważ jest wtedy zbyt wiele samochodów. Aby ograniczyć ryzyko, (żeby udoskonalić mój proces) korzystam z kładki w tym okresie.

Nadal analizuję efektywność procesów i koryguje je, gdy zmienia się kontekst.

Nadal rozważam nowatorskie możliwości:

  • Czy mogę przenieść miejsce spotkań tak, abym nie musiał przechodzić przez drogę?
  • Czy mogę zmienić godzinę spotkania tak, aby przechodzić przez drogę, gdy nie ma dużego ruchu?
  • Czy możemy odbyć rozmowę poprzez media elektroniczne?

 

Wnioski

Myślenie oparte na ryzyku:

  • nie jest nowe,
  • jest czymś, co robisz na co dzień,
  • jest ciągłym procesem,
  • zapewnia większą wiedzę na temat ryzyka i poprawia gotowość do reakcji na nie,
  • zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów,
  • redukuje / zmniejsza prawdopodobieństwo negatywnych rezultatów,
  • wprowadza zwyczaj zapobiegania,

 

Inne użyteczne dokumenty

ISO 31000:2009 Zarządzanie ryzykiem – zasady i wytyczne

PD ISO/TR 31004:2013 Zarządzanie ryzykiem – wytyczne do wdrożenia ISO 31000

ISO 31010:2010 Zarządzanie ryzykiem – techniki oceny ryzyka

 

Opracowanie na podstawie www.iso.org

 

Zadzwoń pod numer 22 649 7664 i zapytaj, w jaki sposób możesz uzyskać certyfikat ISO 9001:2015.

Zadzwoń pod numer 22 649 7664 i zapytaj o cheklistę przejścia ISO 9001:2008 na ISO 9001:2015 oraz ISO 14001:2004 na ISO 14001:2015

Skontaktuj się z nami

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ISOQAR CEE  Sp. z o.o. ul. Wąwozowa 11, 02-796 Warszawa,

2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

3) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą do momentu odwołania zgody

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty realizujące usługę mass mailingu

5) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody oraz prawo do przenoszenia danych

6) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu` nadzorczego

7) Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w regulaminie (opcje: subskrypcji, itp.) a konsekwencją takiego przetwarzania będzie otrzymywanie wyselekcjonowanej informacji marketingowej

8) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych może skutkować niemożliwością uczestnictwa w (opcje: subskrypcji newslettera, otrzymywania ofert marketingowych, udziału w ankietach)

Jednocześnie zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu (opcje: subskrypcji newslettera, otrzymywania ofert marketingowych, udziału w ankietach)

Regulamin plików cookies