Jak doskonalić System Zarządzania Jakością w Twojej firmie?

Jak doskonalić System Zarządzania Jakością w Twojej firmie?

System zarządzania jakością ma na celu zapewnić, że wszystkie działania są spójne i zapewniają najwyższą efektywność organizacji. Skuteczny system służy minimalizacji błędów, zbędnych działań i idących za nimi kosztów jakości. Stanowi filar zaufania w relacjach z klientem.

 

Przykłady pokazały jednak, że Systemy, które po wdrożeniu nie były weryfikowane i ulepszane stawały się ciężarem -  zarówno dla kadry zarządzającej jak i dla każdego pracownika firmy. Dlatego podstawowym założeniem wszystkich Systemów Zarządzania jest ciągłe doskonalenie, by zapewnić pełną efektywność działań, zlikwidować zbędne koszty i tym samym zmaksymalizować zyski z każdej transakcji.

 

Oto 10 prostych sposobów na doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością.

 

1. Analiza i ocena aktualnego System Zarządzania Jakością

Organizacje muszą przyjrzeć się swoim obecnym praktykom, aby zidentyfikować wszelkie rozbieżności między tym, co dzieje się w firmie, a tym co powinno być wykonywane. Wszelkie kroki, które nie dodają wartości, a stanowią koszt muszą zostać zidentyfikowane, usunięte lub ulepszone. Narzędziem do takiej analizy są: wywiady z pracownikami w krytycznych punktach kontroli, przegląd dokumentacji czy obserwacja przebiegu procesów.

 

2. Pełne zaangażowanie w doskonalenie

Aby każdy system zarządzania jakością mógł się doskonalić, ważne jest, aby pracownicy na każdym szczeblu byli zaangażowani w ocenę wydajności i skuteczności procesów oraz wdrażanie lepszych rozwiązań. Warto także stworzyć procedury umożliwiające pracownikom wdrażać swoje ulepszenia do procesów, bez angażowania najwyższego kierownictwa. To pracownicy, którzy na co dzień uczestniczą w procesach są specjalistami w swoim obszarze. Pamiętaj, by doceniać ich za zaangażowanie – nie musi to być gratyfikacja finansowa.

 

3. Włącz wszystkich do programów szkoleniowych

Za System Zarządzania Jakością nie odpowiada tylko jeden specjalista czy pojedynczy dział. Wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani w poprawę i optymalizację usług i procesów. By to robić, muszą mieć odpowiedni zestaw umiejętności i kompetencji, który należy aktualizować przez cały okres zatrudnienia. Warto stworzyć program szkoleniowy dla nowych i obecnych pracowników. Programy te powinny tworzyć umiejętności i zdolności oraz zmniejszać opór przy wdrażaniu nowych pomysłów na ulepszenia.

 

4. Zdefiniuj jasne cele i zadania

SZJ powinien mieć wyznaczone konkretne oraz mierzalne cele. Jeżeli nie zostanie wytyczona jasna ścieżka ich osiągania, istnieje ryzyko, że ludzie będą naprawdę ciężko pracować, ale nieefektywnie i w różnych kierunkach. Warto zaznajomić pracowników z celami organizacji oraz okresowo informować o ich etapie realizacji. Działanie to wzmocni poczucie odpowiedzialności oraz sprawczości pracowników.

 

5. Użyj właściwych kluczowych wskaźników wydajności

Organizacje muszą starannie wybrać i przejrzeć swoje KPI (kluczowe wskaźniki wydajności). KPI pozwalają organizacji dowiedzieć się, jak wydajne są procesy i wskazują, gdzie mogą wystąpić problemy. Jeżeli nie dają rzeczywistego ogólnego obrazu tego, w jakim miejscu znajduje się organizacja pod względem jakości, należy ponownie przyjrzeć się, aby zmienić lub ulepszyć to, co i jak mierzy się wyniki.

 

6. Spraw, aby system był prosty

System zarządzania jakością, który jest niezwykle złożony i przeładowany dokumentami, nie służy organizacji. Jeśli dokumenty i procedury są długie i skomplikowane, jest bardzo prawdopodobne, że pracownicy nie będą z nich korzystać. Jeżeli procesy uwzględniają zbędne czynności, zwiększa to ryzyko zaniedbań oraz marnowania cennego czasu. Oceń system i upewnij się, że to System służy Twojej organizacji i jest w jak najwyższym stopniu prosty i przejrzysty.

 

7. Łącz pracowników różnych działów

Organizacje zmagają się z brakiem kooperacji oraz oporami w wymianie informacji między pracownikami różnych działów. Współpraca w tworzeniu ulepszeń między specjalistami odmiennych działów, zapewni im holistyczną i strategiczną perspektywę. Wszyscy pracownicy powinni patrzeć na swój obszar jak na część systemu, którego jakościowy produkt ma przynosić jak najwyższe zyski, a wymagać maksymalnie zoptymalizowanego nakładu.

 

8. Miej postawę projakościową

Aby osiągnąć wyznaczone cele, organizacje muszą zidentyfikować i wykryć problemy, ale koncentrować się przede wszystkim na ulepszeniach. Celem jest wyjście z etapu ciągłego analizowania awarii i defektów, a przejście do poszukiwania korzystnych rozwiązań. Nastawienie kadry zarządzającej jest kluczowe w utrzymaniu środowiska rozwoju firmy.

 

9. Analizuj wdrożone działania naprawcze

Na pewne problemy trzeba spojrzeć retrospektywnie – czy już się pojawiały, czy zostały wprowadzone działania naprawcze oraz czy okazały się być skuteczne. Bez analizy skuteczności podejmowanych działań, nie jest możliwe znalezienie prawdziwego remedium na pojawiające się błędy i rosnące koszty.

 

10. Skorzystaj z pomocy innych specjalistów

W każdej organizacji można wprowadzić szereg modyfikacji, dążących do wyeliminowania zbędnych procesów oraz idących za tym nakładów finansowych firmy. Warto jednak pamiętać, że normy zgodnie z którymi są certyfikowane Systemy gwarantują jakość, ale dążą także do pełnej transparentności procesów i redukcji kosztownych błędów.

 

W ISOQAR znamy szereg rozwiązań, które są zgodne z wymogami norm. Nasi auditorzy wierzą, że procesy i rozwiązania przede wszystkim mają być praktyczne i skuteczne. Motto firmy ISOQAR brzmi „Jesteśmy dostępni”. W przypadku wszelkich pytań odnośnie optymalizacji i certyfikacji Systemów Zarządzania jakością jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Skontaktuj się z nami

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z polityką prywatności.

Polityka prywatności