System zarządzania jakością ma na celu zapewnić, że wszystkie działania są spójne i zapewniają najwyższą efektywność organizacji. Skuteczny system służy minimalizacji błędów, zbędnych działań i idących za nimi kosztów jakości. Stanowi filar zaufania w relacjach z klientem.
Przykłady pokazały jednak, że Systemy, które po wdrożeniu nie były weryfikowane i ulepszane stawały się ciężarem - zarówno dla kadry zarządzającej jak i dla każdego pracownika firmy. Dlatego podstawowym założeniem wszystkich Systemów Zarządzania jest ciągłe doskonalenie, by zapewnić pełną efektywność działań, zlikwidować zbędne koszty i tym samym zmaksymalizować zyski z każdej transakcji.
Oto 10 prostych sposobów na doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością.
Organizacje muszą przyjrzeć się swoim obecnym praktykom, aby zidentyfikować wszelkie rozbieżności między tym, co dzieje się w firmie, a tym co powinno być wykonywane. Wszelkie kroki, które nie dodają wartości, a stanowią koszt muszą zostać zidentyfikowane, usunięte lub ulepszone. Narzędziem do takiej analizy są: wywiady z pracownikami w krytycznych punktach kontroli, przegląd dokumentacji czy obserwacja przebiegu procesów.
Aby każdy system zarządzania jakością mógł się doskonalić, ważne jest, aby pracownicy na każdym szczeblu byli zaangażowani w ocenę wydajności i skuteczności procesów oraz wdrażanie lepszych rozwiązań. Warto także stworzyć procedury umożliwiające pracownikom wdrażać swoje ulepszenia do procesów, bez angażowania najwyższego kierownictwa. To pracownicy, którzy na co dzień uczestniczą w procesach są specjalistami w swoim obszarze. Pamiętaj, by doceniać ich za zaangażowanie – nie musi to być gratyfikacja finansowa.
Za System Zarządzania Jakością nie odpowiada tylko jeden specjalista czy pojedynczy dział. Wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani w poprawę i optymalizację usług i procesów. By to robić, muszą mieć odpowiedni zestaw umiejętności i kompetencji, który należy aktualizować przez cały okres zatrudnienia. Warto stworzyć program szkoleniowy dla nowych i obecnych pracowników. Programy te powinny tworzyć umiejętności i zdolności oraz zmniejszać opór przy wdrażaniu nowych pomysłów na ulepszenia.
SZJ powinien mieć wyznaczone konkretne oraz mierzalne cele. Jeżeli nie zostanie wytyczona jasna ścieżka ich osiągania, istnieje ryzyko, że ludzie będą naprawdę ciężko pracować, ale nieefektywnie i w różnych kierunkach. Warto zaznajomić pracowników z celami organizacji oraz okresowo informować o ich etapie realizacji. Działanie to wzmocni poczucie odpowiedzialności oraz sprawczości pracowników.
Organizacje muszą starannie wybrać i przejrzeć swoje KPI (kluczowe wskaźniki wydajności). KPI pozwalają organizacji dowiedzieć się, jak wydajne są procesy i wskazują, gdzie mogą wystąpić problemy. Jeżeli nie dają rzeczywistego ogólnego obrazu tego, w jakim miejscu znajduje się organizacja pod względem jakości, należy ponownie przyjrzeć się, aby zmienić lub ulepszyć to, co i jak mierzy się wyniki.
System zarządzania jakością, który jest niezwykle złożony i przeładowany dokumentami, nie służy organizacji. Jeśli dokumenty i procedury są długie i skomplikowane, jest bardzo prawdopodobne, że pracownicy nie będą z nich korzystać. Jeżeli procesy uwzględniają zbędne czynności, zwiększa to ryzyko zaniedbań oraz marnowania cennego czasu. Oceń system i upewnij się, że to System służy Twojej organizacji i jest w jak najwyższym stopniu prosty i przejrzysty.
Organizacje zmagają się z brakiem kooperacji oraz oporami w wymianie informacji między pracownikami różnych działów. Współpraca w tworzeniu ulepszeń między specjalistami odmiennych działów, zapewni im holistyczną i strategiczną perspektywę. Wszyscy pracownicy powinni patrzeć na swój obszar jak na część systemu, którego jakościowy produkt ma przynosić jak najwyższe zyski, a wymagać maksymalnie zoptymalizowanego nakładu.
Aby osiągnąć wyznaczone cele, organizacje muszą zidentyfikować i wykryć problemy, ale koncentrować się przede wszystkim na ulepszeniach. Celem jest wyjście z etapu ciągłego analizowania awarii i defektów, a przejście do poszukiwania korzystnych rozwiązań. Nastawienie kadry zarządzającej jest kluczowe w utrzymaniu środowiska rozwoju firmy.
Na pewne problemy trzeba spojrzeć retrospektywnie – czy już się pojawiały, czy zostały wprowadzone działania naprawcze oraz czy okazały się być skuteczne. Bez analizy skuteczności podejmowanych działań, nie jest możliwe znalezienie prawdziwego remedium na pojawiające się błędy i rosnące koszty.
W każdej organizacji można wprowadzić szereg modyfikacji, dążących do wyeliminowania zbędnych procesów oraz idących za tym nakładów finansowych firmy. Warto jednak pamiętać, że normy zgodnie z którymi są certyfikowane Systemy gwarantują jakość, ale dążą także do pełnej transparentności procesów i redukcji kosztownych błędów.
W ISOQAR znamy szereg rozwiązań, które są zgodne z wymogami norm. Nasi auditorzy wierzą, że procesy i rozwiązania przede wszystkim mają być praktyczne i skuteczne. Motto firmy ISOQAR brzmi „Jesteśmy dostępni”. W przypadku wszelkich pytań odnośnie optymalizacji i certyfikacji Systemów Zarządzania jakością jesteśmy do Państwa dyspozycji.