Czym jest procedura zakupu?
Procedura zakupu określa proces pozyskiwania towarów i usług.
Jako firma musisz kupować towary i usługi, aby zaspokoić swoje potrzeby, co z kolei pozwoli zaspokoić potrzeby Twoich klientów.
Klienci oczekują dobrej jakości usług lub produktów, które kupują. Jako firma chcesz i oczekujesz tego samego od swoich dostawców.
Każda firma potrzebuje zatem skutecznej metody zarządzania zakupami. To, jak dobrze Twoja firma wdrożyła procedurę zakupową, może mieć duży wpływ na jej wyniki, zyski, ryzyko czy też reputację.
Dlaczego formalna procedura zakupu jest ważna?
Formalna procedura zakupu jest cenna dla wszystkich organizacji, ale szczególnie dla tych, które chcą działać na dużą skalę. Sprawia, że proces zakupu jest szybszy i bardziej wydajny, ponieważ zapewnia przejrzystość dla wszystkich zaangażowanych interesariuszy i pomaga zapewnić lepsze zarządzanie wydatkami operacyjnymi.
Oto pięć najlepszych praktyk dotyczących skutecznj procedury zakupowej:
Większa przejrzystość — upewnij się, że informacje i aktualizacje statusu są dostępne dla wszystkich zaangażowanych stron.
Dostępny budżet — upewnij się, że kluczowi pracownicy mają dostęp do aktualnych informacji budżetowych.
Zachowaj zgodność z prawem i bezpieczeństwo — upewnij się, że wszystkie zasady prawne i zasady bezpieczeństwa są aktualne, zrozumiałe oraz są przestrzegane przed dokonaniem jakiegokolwiek zakupu.
Zachowaj listę preferowanych dostawców — dzięki niej pracownicy wiedzą, z kim współpracuje firma i czy istnieje już preferowany dostawca, który może spełnić ich potrzeby, zanim dołączą nowego dostawcę.
Utrzymuj dobre relacje z dostawcami — zarządzanie relacjami z dostawcami jest ważne, aby zapewnić, że są oni nadal odpowiedni i dostępni.
Zarządzając i stale ulepszając procedurę zakupów za pomocą systemu zarządzania jakością, takiego jak ISO 9001, będziesz lepiej przygotowany do zarządzania procedurą zakupów i ochrony swojej firmy przed niepożądanymi kosztami.
ISO 9001
ISO 9001 to najbardziej uznawany na świecie standard jakości. Został zaprojektowany, aby pomóc firmom dowolnej wielkości we wdrożeniu systemu zarządzania, który pomoże zapewnić spełnienie potrzeb klientów i innych interesariuszy, poprzez wprowadzenie ram, które pomagają zapewnić jakość i utrzymują stałe doskonalenie.
Wymagania zakupowe w ISO 9001
Wymagania dotyczące zakupów zawarte w normie ISO 9001 pomagają zapewnić, że usługi i produkty, które kupujesz od dostawców, spełniają Twoje potrzeby. Wdrożenie procesów zmniejszających ryzyko i zapewniających ciągłość w łańcuchu dostaw jest ważną częścią systemu zarządzania jakością.
Punkt 8.4 normy ISO 9001:2015 obejmuje kluczowe etapy procesu zakupowego, które zapewniają utrzymanie jakości oraz zadowolenie Ciebie i Twoich klientów z tego, co dostarczasz.