Wdrożyłeś System Zarządzania Jakością i nie do końca jesteś przekonany, że przynosi on spodziewane skutki? Sprawdź czy nie popełniłeś któregoś z najczęściej popełnianych przez organizacje błędów dotyczących Zarządzania Systemem Jakości ISO 9001:2015
1. Niewielkie zaangażowanie Najwyższego Kierownictwa w system ISO 9001.
Jeśli Najwyższe Kierownictwo nie jest odpowiednio zaangażowane w prawidłowe funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością wszystko może pójść nie tą drogą, którą pójść powinno.
Zastanów się czy zapewniasz odpowiednie zasoby i mechanizmy do planowania, kontrolowania i ulepszania swoich produktów, usług i procesów.
A może nie demonstrujesz wśród pracowników odpowiedniej postawy wobec systemu?
Najwyższe Kierownictwo powinno podejmować takie decyzje, które pokazują, że jakość, doskonalenie i satysfakcja klienta są ważną kwestią.
2. Kluczowy personel nie jest należycie przeszkolony w zakresie ISO 9001.
Wysłałeś kluczowy personel na szkolenie dotyczące ISO 9001? Pamiętaj pracownicy muszą zrozumieć czym tak naprawdę jest ISO 9001 i jakie są jego wymagania. Niejednokrotnie potrzebny jest im dłuższy czas na prawdziwe wgryzienie się w temat. Stałe aktualizowanie i rozszerzanie zdobytej wcześniej wiedzy są też niezmiernie ważne.
3. Brak należytego szkolenia całego personelu.
Pracownicy uczestniczyli w szkoleniu ISO? A jak ono wyglądało? Czy tak naprawdę zrozumieli swój wkład we właściwe funkcjonowanie procesu i całego Systemu Zarządzania Jakością? A może w szkoleniu chodziło tylko o to, by ich nazwiska znalazły się na liście osób, by móc ją zaprezentować na którymś z audytów? Zastanów się jak było u Ciebie. Pamiętaj, szkolenie pracownika musi być zgodne z jego obowiązkami i wykonywanymi czynnościami.
4. Zbyt złożony System Zarządzania Jakością.
Jeśli organizacja pracuje tylko nad przysłowiowym utrzymaniem systemu przy życiu, wykonywanie kolejnych czynności wymaganych przez procedury jest skomplikowane i czasochłonne, liczba nowych formularzy i dokumentów zaczyna przerażać, to może najwyższy czas zastanowić się nad tym czy System nie jest zbyt skomplikowany. Może warto przemyśleć, co tak naprawdę jest nam potrzebne (np. czego wymaga standard), a z czego można zrezygnować, co można zrobić w prostszy sposób. System ma pomóc organizacji, a nie być dla niej utrudnieniem.
5. Niewłaściwe podejście do wprowadzania działań naprawczych.
Organizacje muszą poświęcić czas na zbadanie prawdziwych przyczyn niezgodności, jeżeli tego nie zrobią, istnieje duże prawdopodobieństwo, że niezgodności się powtórzą. Pamiętaj też o sztuce popełniania błędów, nie karz, lecz zastanów się dlaczego błędy się pojawiły. Ulepszaj system!
6. Brak wiedzy czego tak naprawdę chcą klienci.
Co roku wysyłasz ankiety do klientów i cieszysz się, że ktokolwiek je odeśle, bo dzięki temu masz odbębniony kolejny wymóg normy? To jednak nie o to w tym wszystkim chodzi. Pamiętaj, robisz to dla swojej firmy i dla siebie. Musisz poznać jaki jest poziom zadowolenia klientów z Twoich produktów czy usług. Musisz monitorować jakie mają odczucia na temat współpracy z Tobą. Konkurencja nie śpi. Być może jesteś w stanie niewielkim kosztem coś polepszyć, by zwiększyć jego satysfakcję? Właściwie wysłuchaj swoich klientów!
7. Pośpiech podczas wdrażania systemu.
Zbudowanie solidnego systemu zarządzania ISO 9001 wymaga pracy i czasu. Chyba nie chcesz później wysłuchiwać, że jest tyle niepotrzebnej i dodatkowej pracy, i że wprowadziłeś coś co się nie sprawdza.
8. Brak należycie przeszkolonego i doświadczonego audytora wewnętrznego.
W wielu przypadkach audytorom wewnętrznym brakuje niezbędnego przeszkolenia i doświadczenia, aby odróżnić drobne niedociągnięcia od poważnych problemów w systemie zarządzania jakością. Audytorzy muszą potrafić dostrzegać kwestie, które pomogą organizacji ulepszyć procesy i sam system.
9. Mylne twierdzenie, że to co działa w jednej organizacji, sprawdzi się również w drugiej.
Każda organizacja jest inna i to, co może działać w jednej, może nie zadziałać u innej. Każdy system powinien być opracowany indywidualnie z uwzględnieniem wymagań i charakterystyki danej firmy.
10. Powierzenie odpowiedzialności za SZJ jednej osobie.
ISO 9001 musi być dziełem całej organizacji. Wkład każdej osoby w jego działanie jest istotny i pracownicy muszą o tym wiedzieć.