Podczas planowania i realizacji audytu niezapowiedzianego, który zgodnie z nowymi wymaganiami GFSI odbywać się będzie raz na 3 lata, mogą pojawić się pewne problemy i trudności. W niniejszym artykule przedstawimy niektóre z nich oraz wskażemy możliwe rozwiązania.
Należy pamiętać, że są sytuacje w których przeprowadzenie audytu nie będzie możliwe, dlatego też zakłady posiadające certyfikat BRC mają możliwość wyznaczenia (z odpowiednim wyprzedzeniem) dni, które nie będą brane pod uwagę przez jednostkę certyfikującą przy planowaniu terminu audytu niezapowiedzianego.
W pozostałych przypadkach zakłady zobowiązane do przyjęcia audytora i umożliwienia mu rozpoczęcia audytu w ciągu 30 minut od jego przybycia na miejsce. Odmowa skutkować będzie zawieszeniem certyfikacji zakładu, do czasu wyznaczenia i przeprowadzenia kolejnego audytu. Oczywiście audyt ten również będzie audytem niezapowiedzianym, a zatem firma nie zostanie poinformowana o jego terminie. Zgodnie z zasadami kolejny audyt niezapowiedziany powinien odbyć się w ciągu 4 miesięcy od poprzedniego.
Audyt zostanie przeprowadzony przez tę samą jednostkę certyfikującą, chyba że BRCGS wyrazi zgodę na zmianę.
Zgodnie z wymaganiami standardu BRC, na spotkaniu otwierającym i zamykającym powinien być obecny najwyższy rangą kierownik produkcji lub kierownik operacyjny (tj. osoba odpowiedzialna za „praktyczne” prowadzenie zakładu). W przypadku nieobecności spowodowanej np. urlopem lub innymi zdarzeniami powinien być dostępny wyznaczony zastępca, który przejmie obowiązki. W przypadku standardu BRC Food mówią o tym:
oraz
Zatem, jeżeli kluczowy członek personelu, na przykład kierownik techniczny lub kierownik ds. jakości, jest nieobecny w dniu audytu niezapowiedzianego, nie zostanie to potraktowane jako uzasadniony powód uniemożliwiający jego przeprowadzenie.
W ramach planowania audytu zakład ma obowiązek powiadomić swoją jednostkę certyfikującą o określonych dniach lub godzinach, w których nie odbywa się produkcja (patrz sekcje 2.2 i 2.4).
Jeśli audyt niezapowiedziany odbywa się w dniu, w którym produkcja miała być prowadzona, ale po przybyciu na miejsce audytor stwierdzi, że jest inaczej lub wytwarzane są jedynie produkty poza zakresem certyfikacji, będzie to miało niewątpliwie wpływ na wynik audytu.
Jeżeli audyt niezapowiedziany zaplanowany został jako audyt kilkudniowy dopuszcza się reorganizację jego planu, tak aby pierwszy dzień miał charakter głównie dokumentacyjny, a kolejne koncentrowały się na produkcji i dobrych praktykach produkcyjnych (GMP).
W przypadku braku produkcji przez cały czas trwania audytu, nie będzie możliwe jego przeprowadzenie, a co za tym idzie przedłużenie ważności certyfikatu dla zakładu. W tej sytuacji konieczne będzie zorganizowanie kolejnego audytu niezapowiedzianego.
BRCGS zezwala na jednoczesne przeprowadzenie audytu niezapowiedzianego dla kilku standardów (np. BRC oraz IFS). Oczywiście audyt prowadzony będzie wówczas zgodnie z wymaganiami obu standardów (tzw. audyt łączony).
Jeżeli zakład nie może otrzymać certyfikatu ze względu na liczbę lub poziom zidentyfikowanych podczas audytu niezgodności, będzie wymagany kolejny pełny audyt.
Nowy audyt będzie można zorganizować dopiero po usunięciu stwierdzonych niezgodności, jednak nie wcześniej niż 28 dni kalendarzowych od daty poprzedniej oceny.
Ponowny audyt może być realizowany w formie audytu zapowiedzianego.
Audyt powtórny zostanie przeprowadzony przez tę samą jednostkę certyfikującą, chyba że BRCGS udzieli zgody na jej zmianę.
Należy zauważyć, że GFSI nadal wymaga, aby zakład przeprowadzał co najmniej jeden niezapowiedziany audyt co 3 lata i oczekuje się, że częstotliwość ta nie ulegnie zmianie w wyniku nieudanego audytu.
Zakłady pracujące sezonowo również są objęte wymogiem przeprowadzania audytów niezapowiedzianych. W tym przypadku obowiązują jednak dodatkowe zasady:
Niezwykle małe, przerywane operacje, operacje zależne od warunków zewnętrznych (np. pogody) i inne ekstremalne okoliczności mogą czasami wymagać dodatkowej analizy.
Istnieją pewne okoliczności, w których działanie zakładu będzie stanowić wyzwanie w spełnieniu wszystkich wymagań BRCGS079, w szczególności:
Wszystkie powyższe przypadki oraz możliwe inne sytuacje, które nie spełniają wymagań audytu niezapowiedzianego wymagają uzyskania zezwolenia od BRCGS.
GFSI wymaga, aby zakłady produkcyjne zmieniające certyfikowany standard pozostały przy tym samym harmonogramie audytów niezapowiedzianych (tj. jeden audyt niezapowiedziany co najmniej raz na 3 lata). Dlatego w przypadku, gdy certyfikowany zakład zmieni standard na inny uznawany przez GFSI (np. z BRC na IFS), jednostka certyfikująca będzie musiała znać historię dotychczasowej certyfikacji i odpowiednio zaplanować kolejne audyty.
Więcej informacji można uzyskać przy bezpośrednim kontakcie z jednostką certyfikująca lub bezpośrednio z BRCGS: enquiries@brcgs.com