Dokument GFSI Benchmark wersja 2020 wprowadza nowy wymóg, aby certyfikowane zakłady (z obszaru bezpieczeństwa żywności, materiałów opakowaniowych oraz magazynowania i dystrybucji) miały co najmniej 1 niezapowiedziany audyt co 3 lata, tj. zakład musi mieć co najmniej jeden niezapowiedziany audyt w latach 2021 - 2024, a kolejne niezapowiedziane audyty będą odbywały się co najmniej raz na 3 lata. W przypadku certyfikatów wydawanych na rok spowoduje to, że co najmniej co trzeci audyt będzie niezapowiedziany.
Niezapowiedziane audyty dają firmom możliwość:
Program audytów niezapowiedziany dotyczy następujących standardów BRCGS: Food Safety, Packaging Materials, Storage & Distribution.
Organizacje, które przystąpiły do całkowicie niezapowiedzianego programu audytu, nie są objęte tą zmianą i mogą nadal przestrzegać protokołu niezapowiedzianego audytu opisanego w standardzie, czyli realizować coroczny audit niezapowiedziany. Jeżeli firma zdecyduje się powrócić do programu audytów zapowiedzianych, wówczas będą obowiązywały powyższe wymagania.
Audyty BRCGS od 1 lutego 2021 r. będą przeprowadzane zgodnie z protokołem audytu niezapowiedzianego raz na 3 lata.
W przypadku magazynowania i dystrybucji te wymagania dotyczą tylko wydania 4, a zatem mają zastosowanie tylko do audytów od 1 maja 2021 r.
Jednostka certyfikująca jest odpowiedzialna za zarządzanie procesem audytu i zapewnienie, że w okresie 3 lat wszystkie certyfikowane zakłady przeszły co najmniej 1 niezapowiedziany audyt. Jednostki certyfikujące będą omawiać opcje audytu z zakładami i powiadomią je, w którym roku odbędzie się niezapowiedziany audyt (oczywiście faktyczna data niezapowiedzianego audytu nie zostanie przekazana zakładowi). Ta dyskusja musi nastąpić w ciągu 3 miesięcy od ostatniego audytu, aby zapewnić, że zakład wie, czy w nadchodzącym roku odbędzie się audyt niezapowiedziany.
Otrzymanie oceny C lub D przez zakład wiąże się z zaplanowaniem kolejnego audytu za pół roku. W tym przypadku nadal oczekuje się, że będą przeprowadzać niezapowiedziany audyt co najmniej raz na 3 lata, ale w międzyczasie zapowiedzianych audytów będzie oczywiście większa liczba.
Niezapowiedziany audyt może odbyć się w dowolnym momencie w ciągu 4 miesięcy przed terminem ponownego audytu i obejmuje również 28 dni przed audytem. Należy pamiętać, że audyty BRCGS nie mogą odbywać się po terminie audytu.
Pierwszy audyt BRCGS w zakładzie powinien być zapowiedziany, chyba że zakład wyraźnie zażąda niezapowiedzianego audytu.
Jednostka certyfikująca będzie wymagać dodatkowych informacji, aby zaplanować audyty i zapewnić, że audytor nie pojawi się w organizacji np. w momencie gdy nie będzie produkcji. Te informacje mogą obejmować:
Ważne jest, aby te informacje były aktualne, a wszelkie zmiany były zgłaszane jednostce certyfikującej w odpowiednim czasie. Zakład jest odpowiedzialny za terminowe informowanie o wszelkich zmianach.
Oczekuje się, że zgodność ze standardem będzie utrzymywana przez cały czas, a tym samym zakład będzie gotowy do audytu. Mogą jednak istnieć okresy, w których audyt rzeczywiście nie może mieć miejsca, na przykład gdy nie ma produkcji lub zakład jest zamknięty.
Dlatego organizacja może wyznaczyć maksymalnie 10 dni, w które nie ma możliwości przeprowadzenia audytu.Zakłady objęte sześciomiesięcznym harmonogramem audytów (np. posiadające certyfikat Food Standard z oceną C lub D) mogą wyznaczyć maksymalnie 5 dni.
Dni, w których zakład produkcyjny nie działa (np. Święta państwowe lub dni wolne od pracy) nie są wliczane do 10 dni (lub 5 dni). Wszelkie takie dni wolne od produkcji należy zgłosić jednostce certyfikującej.
Wyznaczone daty muszą mieć uzasadniony powód, na przykład: przerwy techniczne na linii. Urlop pracownika nie jest uzasadnionym powodem do wyłączenia tego czasu z możliwości przeprowadzenia audytu (patrz sekcja 5.2). Daty i powody należy podać jednostce certyfikującej tak szybko, jak to możliwe, z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem. Jednostka certyfikująca może zakwestionować powód i według własnego uznania odrzucić wyznaczone daty, jeśli nie są one uzasadnione zgodnie z wymaganiami.
W razie potrzeby należy aktualizować dane kontaktowe do osób odpowiedzialnych ze strony firmy do reprezentacji w trakcie audytu oraz ich zastępców, godziny pracy zakładu itp.
Jeśli zakład decyduje się na zmianę jednostki certyfikującej, nie zmienia to wymogu, aby przeprowadzić niezapowiedziany audyt, jeśli został już zaplanowany przez poprzednią jednostkę certyfikującą. Dlatego zakład musi upewnić się, że nowa jednostka certyfikująca jest świadoma, że zakład posiada certyfikat BRC GS oraz zna cykl audytów danej firmy. Jednostka certyfikująca będzie wymagać udokumentowania historii audytu zakładu (na przykład poprzez otrzymanie kopii ostatniego raportu z audytu), tak aby można było utrzymać cykl 3-letni. Udostępnienie ostatniego raportu z audytu jest obowiązkowym wymogiem protokołu BRCGS (na przykład w protokole Food Standard Issue 8, sekcja 2.1.2). Jeśli zakład nie udostępni w odpowiednim czasie swojego ostatniego raportu z audytu, nowa jednostka certyfikująca będzie miała dostęp do ostatniego raportu z audytu za pośrednictwem bazy BRCGS.
W przypadku, gdy zakład nie przeprowadzi niezapowiedzianego audytu w okresie 3 lat, może to skutkować odmową zatwierdzenia audytu przez BRCGS i utratą certyfikacji zakładu do czasu przeprowadzenia niezapowiedzianego audytu.
Celem audytu jest zachęcenie zakładów do stosowania kultury bezpieczeństwa żywności, a nie próbą przyłapania zakładu na błędach. Celem audytu jest zatem dokonanie obiektywnej oceny norm codziennego funkcjonowania zakładu w odniesieniu do wymagań BRC.
Procedury i treść audytu są identyczne niezależnie od tego, czy audyt jest zapowiedziany czy niezapowiedziany. Niezapowiedziane audyty rozpoczną się krótkim spotkaniem otwierającym, po którym nastąpi natychmiastowa inspekcja zakładu produkcyjnego. Oczekuje się, że audyt zakładu produkcyjnego rozpocznie się w ciągu 30 minut od przybycia audytora na miejsce.
Audytor będzie musiał zrozumieć wszelkie problemy związane z niedostępnością kluczowego personelu, harmonogramem produkcji (np. zmiana pracowników, przestawianie linii).
Należy zauważyć, że audyty mieszane (z wykorzystaniem technologii teleinformatycznej lub zdalnej) nie są dozwolone jako część niezapowiedzianego audytu.
Proces zgłaszania i korygowania niezgodności jest dokładnie taki sam dla wszystkich audytów BRCGS, tj. po audycie zakład musi podjąć działania korygujące w celu usunięcia wszystkich niezgodności zidentyfikowanych podczas audytu. Zakład musi również przeprowadzić analizę pierwotnej przyczyny, aby zidentyfikować przyczynę każdej niezgodności i opracować plan działań zapobiegawczych, aby zająć się każdą z przyczyn źródłowych. Informacje te należy przekazać jednostce certyfikującej w ciągu 28 dni od zakończenia audytu.
Po dokonaniu przeglądu raportu z audytu i udokumentowanych dowodów wskazujących na działania korygujące, jednostka certyfikująca podejmuje decyzję o certyfikacji. W przypadku przyznania certyfikatu nowy certyfikat zostanie wydany w ciągu 42 dni.
Organizacje poddane niezapowiedzianemu audytowi otrzymają specjalną ocenę ze znakiem "+" (np. AA + lub A +).
Na raporcie z audytu i certyfikacie będzie widoczne, że rodzaj audytu to „niezapowiedziany (1 z 3)”.
W związku z wprowadzeniem różnych przedziałów czasowych kolejnego audytu w przypadku audytu zapowiedzianego i niezapowiedzianego, okno audytowe zwykle stosowane na certyfikatach zostanie zastąpione pojedynczym terminem ponownego audytu, reprezentującym koniec okresu, w którym audyt powinien mieć miejsce (tj. audyty, niezależnie od tego, czy będą one zapowiedziane, czy niezapowiedziane, muszą odbyć się przed tą datą).