Jeśli to możliwe, należy przeprowadzić audyt IFS w zakładzie.
Z danych zgromadzonych w bazie IFS wynika, że większość audytów została przeprowadzona pomimo pandemii. Te dane oczywiście różnią się w zależności od kraju i są danymi szacunkowymi, ponieważ należy wziąć pod uwagę również opóźnienia w umieszczaniu informacji w bazie danych IFS.
IFS zapewnia, że ogólne stanowisko nie uległo zmianie. Głównym priorytetem pozostaje przeprowadzenie pełnego audytu certyfikacyjnego, oczywiście jeżeli jest to możliwe.
IFS zaleca dokonanie oceny ryzyka, czy przeprowadzenie audytu w obecnych okolicznościach jest możliwe, czy też nie i omówienie tego z jednostką certyfikującą.
Misją IFS jest „dostarczanie zaufanych produktów”. Dlatego też IFS podejmuje duże inwestycje w rozwój jakości programów IFS, kwalifikację audytorów oraz działanie programu integralności (IP). Wszystkie te elementy razem powodują, że certyfikacja IFS jest niezawodna, ale i elastyczna na zmiany uwarunkowań.
Certyfikat IFS świadczy o tym, że jesteście Państwo w stanie przedstawić swoim klientom produkty, które uwzględniają wszystkie wymagania dotyczące bezpieczeństwa produktów, specyfikacji klienta, przy jednoczesnym spełnieniu zobowiązań prawnych. Coroczny audyt na miejscu jest obowiązkowym warunkiem wstępnym do wydania certyfikatu.
Ważność certyfikatów IFS nie może zostać przedłużona. Stanowisko IFS pozostaje niezmienne i jasne. Ważny certyfikat IFS obowiązuje maksymalnie przez dwanaście (12) miesięcy. Po okresie ważności- wygasa. IFS nie udziela przedłużenia, ale zezwala na wygaśnięcie certyfikatu, co jest wyraźnie i konsekwentnie zgodne ze stanowiskiem GFSI ostatnio zaktualizowanym 8 kwietnia 2020 roku.
IFS pragnie również zwrócić uwagę, że przedłużenie ważności certyfikatów nie jest możliwe, jeśli chcemy zwiększyć zaufanie do naszych certyfikatów. Dlaczego?
Przedłużenie certyfikatu o maksymalnie 6 miesięcy - w przeciwieństwie do dopuszczenia do jego wygaśnięcia - oznacza, że certyfikat pozostaje ważny bez oceny przez audytora na miejscu. Jednym z celów audytów zewnętrznych zgodnie z akredytowaną normą ISO/IEC 17065:2012 jest jednak coroczny przegląd wszystkich istotnych aspektów dotyczących produktów i procesów. Dlatego też, auditor musi dokonać oceny na miejscu. Tylko w ten sposób może dogłębnie ocenić skuteczności wdrożenia kontroli produktów i procesów, zastosowanie GMP w codziennej pracy, kontroli charakterystyki produktu, wymagań klienta, stanu infrastruktury, technologii itp. Ponadto, audytor może jedynie podczas wywiadu ocenić wiedzę i świadomość najwyższego kierownictwa i pozostałych pracowników. Wszystko to nie ma miejsca w przypadku przyznania jedynie tzw. „przedłużenia certyfikatu”.
Dopuszczenie do wygaśnięcia certyfikatu w dzisiejszym uwarunkowaniach kryzysu oznacza, że certyfikat wygasa i że audyt certyfikacyjny będzie przeprowadzany później. W ten sposób dla wszystkich zainteresowanych jest jasne, że audyt na miejscu nie mógł się odbyć ze względu na kryzys związany z sytuacją zagrożenia zakażeniem koronawirusem. W bazie danych IFS jednostka certyfikująca powinna umieścić tę informację zaznaczając odpowiednie pole.
Dlatego ważne jest, aby poprosić jednostkę certyfikującą o zaznaczenie tego pola w bazie danych, jeśli audyt nie może zostać przeprowadzony ze względu na kryzys. Tylko wtedy klienci, którzy zaznaczyli Państwa firmę jako ulubioną, zostaną automatycznie poinformowani, a wygasły certyfikat pozostanie widoczny.
Zaznaczenie tego pola oznacza, że audyt nie mógł się odbyć i certyfikat wygasa. Nie oznacza to, że zaprzestaliście Państwo produkcji/obsługi zgodnie z wymaganiami standardu. Wszystkie zainteresowane strony, w tym sieci handlowe, zostały poinformowane o powyższej polityce. IFS zapewnia, że otrzymuje od nich opinie, że rozumieją to stanowisko i nie mają zamiaru rezygnować z umów z dostawcami, ponieważ certyfikat IFS wygasa.
Zapewnienie zaufania do łańcucha dostaw podczas kryzysu i tuż po nim
Narzędzia IFS "Remote Surveillance Check" i "GMP Check" zostały opracowane specjalnie na potrzeby obecnej sytuacji kryzysowej. Później przestaną one działać.
IFS stworzył te opcjonalne narzędzia w celu zapewnienia zaufania do łańcucha dostaw i wsparcia procesów zarządzania ryzykiem partnerów biznesowych w tych wyjątkowych czasach.
W obu przypadkach wynik kontroli zostanie potwierdzony w piśmie wydanym przez jednostkę certyfikującą. Jednostka certyfikująca wyda również raport z oceny. Oba dokumenty będą dostępne w IFS Database, a Państwa partnerzy biznesowi zostaną automatycznie powiadomieni, gdy ci oznaczą Państwa firmę jako "ulubioną". Jeśli jednak klient będzie nadal potrzebował od Państwa dokumentu, mogą Państwo zgłosić się do jednostki certyfikującej o pomoc w jego uzyskaniu.
Oba narzędzia są rozwiązaniami niezależnymi, dobrowolnymi, nieakredytowanymi i wyniki nie mogą być brane pod uwagę przy obecnych i/lub przyszłych audytach certyfikacyjnych IFS.
IFS Remote Surveillance Check do sprawdzania wspierających procesów zarządzania w czasie kryzysu.
Po otrzymaniu sygnałów z rynku, że istnieje zapotrzebowanie na rozwiązania zdalne, IFS zaczął oferować usługę IFS Remote Surveillance Check. Kontrola ta będzie przeprowadzana zdalnie przez audytora odpowiedniej jednostki certyfikującej. Kontrola ta daje certyfikowanym przez IFS firmom szansę wykazania, że ich procedury wspierające i procesy zarządzania są utrzymywane w tych trudnych czasach. List potwierdzający może zostać przedstawiony partnerom biznesowym, jeśli będą potrzebować dodatkowej dokumentacji od Państwa.
IFS GMP Check w celu sprawdzenia dobrych praktyk produkcyjnych na miejscu.
IFS jest przekonany, że należy przeprowadzać audyty tam gdzie jest to możliwe. Chce wrócić do zwykłych praktyk audytowych, jak tylko zniesione zostaną środki zapobiegawcze związane z koronawirusem. Sieci handlowe chcą jak najszybciej wiedzieć, czy ich dostawcy nadal spełniają wymagania dotyczące higieny, bezpieczeństwa żywności/ produktów i GMP. Dlatego IFS opracował system kontroli GMP. Kontrola GMP to jednodniowa, niezapowiedziana ocena dokonana przez audytora na miejscu. W ten sposób w tym samym czasie można skontrolować o wiele więcej zakładów produkcyjnych w porównaniu z pełnym audytem certyfikacyjnym, który trwa zazwyczaj od dwóch do trzech dni. Ponadto, wyniki tej kontroli będą musiały być przesłane przez jednostkę certyfikującą w krótszym czasie. Odpowiednio, kontrola GMP pomaga dostawcy w przekazaniu swoim klientom wiarygodnych, udokumentowanych informacji zwrotnych na wyżej wymienione tematy i pomaga wzmocnić zaufanie w relacjach biznesowych. Nowy audyt certyfikacyjny może być później zaplanowany.
Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na temat certyfikacji standardu IFS lub aktualnych procedur związanych z auditem IFS zachęcamy do kontaktu telefonicznego lub poprzez formularz zgłoszeniowy znajdujący się na dole strony.