W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym przede wszystkim z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej jako RODO. Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wąwozowa 11, 02-796 Warszawa, NIP 9512091016, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000178492. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Krzysztofa Radtke, z którym można się skontaktować drogą elektroniczną: iod@isoqar.pl
2. Pozyskiwanie danych osobowych, cele przetwarzania.
W zależności od łączących nas z Państwem relacji, przetwarzamy dane osobowe w n/w celach i zakresach:
>> Potencjalni klienci, w tym osoby które wypełniły formularz kontaktowy na naszej stronie:
Dane osobowe (najczęściej imię, nazwisko, adres mail, nr telefonu), przetwarzamy w celu odpowiedzi na Państwa zapytania i prośby, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – do czasu zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu, w celach marketingowych na podstawie dodatkowych zgód (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – do czasu cofnięcia przez Państwa zgody. Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu możemy przetwarzać Państwa dane także w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń, w celach statystycznych, a także dla ciągłego doskonalenia jakości świadczonych przez nas usług. Podanie przez Państwa danych osobowych w formularzu kontaktowym nie jest obowiązkiem prawnym, lecz jest konieczne w celu odpowiedzi na Państwa zapytania.
>> Potencjalni klienci, w tym osoby które wypełniły formularz zapytania ofertowego
Dane osobowe (najczęściej osoba kontaktowa, nazwa firmy, adres i kod pocztowy, strona www, adres mail, nr telefonu), przetwarzamy w celu przygotowania i przesłania oferty, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – do czasu zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu, w celach marketingowych na podstawie dodatkowych zgód (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – do czasu cofnięcia przez Państwa zgody. Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu możemy przetwarzać Państwa dane także w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń, w celach statystycznych, a także dla ciągłego doskonalenia jakości świadczonych przez nas usług. Podanie przez Państwa danych osobowych w formularzu kontaktowym nie jest obowiązkiem prawnym, lecz jest konieczne w celu odpowiedzi na Państwa zapytania.
>> Odbiorcy newslettera
Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu marketingu produktów i usług Administratora, tj. przesyłania informacji o charakterze marketingowym (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – zgoda osoby, której dane dotyczą. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Dane osobowe będą przechowywane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
>> Klienci - zawarcie i realizacja umowy w związku z prowadzoną przez nas działalnością
W przypadku gdy jesteś naszym klientem lub kontrahentem i zawierasz umowę, przetwarzamy niezbędne dla tego celu dane osobowe w celu zawarcia i realizacji tej umowy, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli jesteś reprezentantem lub osobą kontaktową występującą w imieniu naszego klienta lub kontrahenta, Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu kontaktu służbowego, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kontaktem służbowym jest dla nas wszelka korespondencja (elektroniczna, papierowa), jak też kontakt telefoniczny dotyczący zawartej współpracy i realizowanej usługi, w szczególności: dokonywanie uzgodnień, umawianie spotkań służbowych, udzielenie odpowiedzi na pytania, kierowanie informacji z naszej strony. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest również kontakt z osobami kontaktowymi po stronie klienta dotyczący opinii na temat realizacji umowy, przy czym z inicjatywą takiego kontaktu może się do nas zwrócić zarówno klient, jak i my.
Takie dane osobowe przetwarzamy także w celach podatkowych i rachunkowych, gdy przepisy prawa obligują nas do ich przechowywania lub ujawniania odpowiednim podmiotom. Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych osobowych w celach podatkowo – księgowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Takie dane przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji umowy, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń, jakie mogą wynikać z takiej umowy, bądź przez czas wymagany przepisami prawa. Dane związane z zawartymi umowami przechowujemy przez taki okres czasu w celach dowodowych, zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes o jakim mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
>> Prowadzenie korespondencji e-mailowej oraz tradycyjnej:
Przekazane przez Państwa dane (najczęściej imię, nazwisko, adres mailowy, adres korespondencyjny), w przypadku skierowania do nas korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja. W takim przypadku podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie. Dane będziemy przetwarzać w czasie wykonania umowy, a po upływie tego okresu przedawnienia roszczeń wynikających z łączącego nas stosunku prawnego.
>> O soby odwiedzające naszą stronę internetową:
Informujemy Państwa, że podczas korzystania z naszej strony internetowej, mogą być pobierane dodatkowe informacje wysyłane przez Państwa przeglądarkę internetową oraz zawarte w logach systemowych, w szczególności: adres IP przypisany do komputera użytkownika lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego; od użytkowników naszej strony www, mogą być także gromadzone dane nawigacyjne, w tym informacje o linkach i odnośnikach, w które zdecydują się kliknąć lub innych czynnościach, podejmowanych na Stronie. Podstawą prawną tego rodzaju czynności jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług. Dane wykorzystywane będą wyłącznie w celach statystycznych (analiza ruchu na naszej stronie www) oraz w celach marketingowych (by lepiej dopasować treść Serwisu do preferencji użytkowników).
>> Uczestnicy organizowanych przez nas szkoleń i webinariów:
Zapisując się na nasze wydarzenia prowadzone w formie on-line (szkolenia, webinaria), Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach: zawarcie umowy (realizacja Twojego zamówienia udziału w wydarzeniu, w tym przyjęcie rejestracji, wysłanie zaproszenia na wydarzenie (podstawa: wykonanie umowy o przeprowadzenie wydarzenia lub żądanie uczestnika przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO), realizacja obowiązku prawnego dotyczącego wystawiania i księgowania faktur (jeżeli podajesz dane osobowe do faktury) a także prowadzenie sprawozdawczości finansowej (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) i ponadto: bieżący kontakt, rozpatrzenie ewentualnych reklamacji, zabezpieczenie roszczeń – te cele są naszymi prawnie uzasadnionymi interesami (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadku chęci otrzymywania newslettera dane będą przetwarzane za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Dane dla powyższych celów będą przetwarzane przez następujący okres: dane niezbędne dla realizacji umowy / rozpatrzenia reklamacji przetwarzane są przez czas niezbędny do jej realizacji, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń, jakie mogą wynikać z tytułu zawarcia umowy; dane przetwarzane w celach kontaktowych przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji kontaktu / odpowiedzi na pytania, a następnie do końca roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym nastąpiło rozwiązanie sprawy lub zakończenie kontaktu; dane niezbędne do realizacji wydarzenia płatnego przechowywane będą do maksymalnie 5 lat liczonych od zakończenia roku obrachunkowego, w którym wystawiono dokument księgowy; dane przetwarzane w przypadku wyrażenia zgody na newsletter – do czasu jej odwołania.
3. Odbiorcy danych osobowych
Administrator może przekazać Państwa dane osobowe wyłącznie w przypadku, jeśli jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania: podmiotom świadczącym dla nas usługi informatyczne, wspomagającym naszą działalność, firmom doradczym, audytorskim, a także prawniczym, podwykonawcom niektórych naszych funkcjonalności, firmom dostarczającym narzędzia komunikacji (np. hosting poczty e-mail), firmom dostarczającym narzędzia analityczne, przedsiębiorstwom pocztowym i kurierskim, bankom, ZUS, US, także innym, w ramach spoczywających na Administratorze obowiązków prawnych.
4. Okres przetwarzania
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych określony może także wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, wówczas dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej rozwiązania. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
5. PRAWO KONTROLI, DOSTĘPU DO TREŚCI WŁASNYCH DANYCH ORAZ ICH POPRAWIANIA,
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia (chyba, że na Administratorze będzie spoczywał obowiązek ich dalszego przetwarzania), ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
>> Podstawy prawne żądania Użytkownika:
Dostęp do danych – art. 15 RODO.
Sprostowanie danych – art. 16 RODO.
Usunięcie danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO.
Ograniczenie przetwarzania – art. 18 RODO.
Przeniesienie danych – art. 20 RODO.
Sprzeciw – art. 21 RODO
Cofnięcie zgody – art. 7 ust. 3 RODO.
W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy obowiązującego prawa, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie.
6. PLIKI „COOKIES”
Informacje ogólne o plikach cookies
Strona Administratora używa plików „cookies”. Instalacja plików „ cookies ” jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług na stronie internetowej. W plikach „ cookies ” znajdują się informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony, a także dają one możliwość opracowywania ogólnych statystyk odwiedzin strony internetowej. W ramach strony stosowane są następujące rodzaje plików „cookies”:
Rodzaje plików cookies ze względu na czas przechowywania
>> Pliki cookies sesyjne – pliki tymczasowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika wyłącznie do momentu wylogowania się, opuszczenia strony internetowej lub zamknięcia przeglądarki internetowej.
>> Pliki cookies stałe – pliki przechowywane w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do momentu ich usunięcia przez Użytkownika.
Rodzaje plików cookies ze względu na cel
>> Niezbędne – umożliwiające prawidłowe działanie strony, bez których niektóre funkcjonalności mogą być niedostępne.
>> Funkcjonalne – pozwalające na zapamiętanie wybranych przez Użytkownika ustawień (np. języka, rozmiaru czcionki, wyglądu strony), personalizację interfejsu Użytkownika i poprawę wygody korzystania z serwisu.
>> Statystyczne – służące do zbierania danych o sposobie korzystania ze strony, tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania strony (bez identyfikacji konkretnego Użytkownika). Pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z serwisu, co umożliwia ulepszanie jego struktury i zawartości.
>> Wydajnościowe – umożliwiające zbieranie informacji o wydajności i szybkości działania strony, pozwalają na rozpoznawanie problemów technicznych oraz optymalizację działania serwisu.
>> Marketingowe – umożliwiające profilowanie i targetowanie reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkowników, a także personalizację treści marketingowych wyświetlanych na stronie i w sieciach reklamowych.
Wykorzystywanie plików cookies przez Administratora
Własne pliki cookies
Administrator wykorzystuje własne pliki cookies, aby lepiej poznać sposób interakcji Użytkowników z treściami znajdującymi się na stronie. Pozwala to na:
> zapewnienie prawidłowego funkcjonowania strony,
> dostosowanie ustawień serwisu do preferencji Użytkownika,
> zbieranie anonimowych danych statystycznych (np. liczba odwiedzin i czas spędzony na stronie),
> realizację celów marketingowych, w tym personalizację treści reklamowych oraz targetowanie odbiorców (m.in. we współpracy z usługami Google Ads).
Zewnętrzne pliki cookies
>> Google Analytics
Na naszej stronie internetowej wdrożono usługę Google Analytics, udostępnianą przez Google Ireland Limited („Google”). Google Analytics wykorzystuje pliki cookies w celach statystycznych, które umożliwiają analizę sposobu korzystania przez Użytkowników ze strony. Zbierane dane to m.in. informacje o czasie wizyty i rodzaju przeglądarki, z wyłączeniem prywatnych adresów IP czy dokładnej geolokalizacji. Szczegółowe informacje o tym, jak Google przetwarza dane, dostępne są pod adresem:
https://policies.google.com/terms?hl=en&gl=b
>> Google Ads
Na naszej stronie mogą być wykorzystywane kody śledzące (tzw. tagi) Google Ads w celu prowadzenia kampanii marketingowych (m.in. remarketingu), personalizacji reklam i targetowania Użytkowników. Pliki cookies mogą służyć do identyfikowania preferencji Użytkownika i wyświetlania reklam dostosowanych do jego zainteresowań.
>> Facebook Pixel
W serwisie może być zaimplementowany Facebook Pixel, narzędzie służące do analizy ruchu i optymalizowania kampanii reklamowych w serwisie Facebook. Facebook Pixel pozwala na wyświetlanie Użytkownikom spersonalizowanych reklam w serwisie Facebook, a także mierzenie skuteczności tych reklam.
>> LinkedIn
Na stronie mogą znajdować się wtyczki lub linki odsyłające do serwisu LinkedIn. Po kliknięciu w taką wtyczkę, dane Użytkownika (np. informacje o aktywności na stronie) mogą być przetwarzane przez właściciela LinkedIn w celach analitycznych lub marketingowych.
>> Callback24
W celu usprawnienia kontaktu z Użytkownikiem i usprawnienia obsługi zapytań wykorzystujemy narzędzie Callback24, które może zapisywać pliki cookies. Służą one do analizowania aktywności Użytkowników oraz optymalizacji komunikacji.
Sieci reklamowe (w szczególności sieć Google) mogą również wykorzystywać pliki cookies do zbierania ogólnych, anonimowych danych statystycznych, a przede wszystkim do personalizacji i targetowania reklam, w tym do określania, czy dany Użytkownik wyświetlał już określoną reklamę.
Zarządzanie plikami cookies
Użytkownik może w każdej chwili zadecydować o zakresie dostępu plików cookies do swojego urządzenia. Zmian w tym zakresie można dokonać poprzez konfigurację ustawień w przeglądarce internetowej. Brak zmiany tych ustawień oznacza akceptację dla stosowania plików cookies.
Instrukcje dotyczące zarządzania plikami cookies w najpopularniejszych przeglądarkach:
Dodatkowe informacje
Więcej informacji na temat plików cookies można znaleźć na stronach:
> w języku polskim: http://wszystkoociasteczkach.pl
> w języku angielskim: https://www.aboutcookies.org
Podczas korzystania z naszej strony mogą znajdować się odnośniki do zewnętrznych serwisów, takich jak Facebook czy LinkedIn. Po kliknięciu w link i aktywowaniu wtyczki społecznościowej, dane Użytkownika mogą być przetwarzane bezpośrednio przez właściciela danego portalu (np. Facebooka, LinkedIn).
>> Szczegółowe informacje o sposobie przetwarzania danych przez Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
>> Szczegółowe informacje o sposobie przetwarzania danych przez LinkedIn: https://pl.linkedin.com/legal/user-agreement
Jeżeli Użytkownik nie chce, aby jego dane dotyczące aktywności na naszej stronie były zbierane i przetwarzane przez wyżej wymienione portale, powinien wylogować się z kont (profili) w tych portalach przed kliknięciem w dany link.
Informacje dodatkowe
Na stronie internetowej Administratora znajdują się odnośniki (linki) do serwisu społecznościowego Facebook i Linkedin – zewnętrznych portali społecznościowych.. Jeśli podczas wizyty na naszej stronie internetowej użytkownik kliknie w wybrany link, poprzez aktywację tzw. wtyczki społecznościowej (plug-in) portalu społecznościowego dochodzi do przekazania przez Użytkownika jego danych oraz ich przetwarzania przez portal społecznościowy. Cel oraz zakres przetwarzania danych osobowych przez portal społecznościowy oraz związane z tym prawa i obowiązki Administratora takiego portalu służące ochronie prywatności Użytkowników dostępne są w zakładce dotyczącej ochrony danych osobowych tego portalu. Za przetwarzanie danych, które następuje po kliknięciu na dany link odpowiedzialny jest właściciel portalu społecznościowego.
Szczegółowa informacja o tym, jak Google wykorzystuje dane Użytkowników dostępna jest na stronie:
https://policies.google.com/terms?hl=en&gl=b
Szczegółowa informacja o tym, jak Facebook wykorzystuje dane Użytkowników dostępna jest na stronie:
https://www.facebook.com/privacy/explanation.
Szczegółowa informacja o tym, jak Linkedin wykorzystuje dane Użytkowników dostępna jest na stronie:
https://pl.linkedin.com/legal/user-agreement.
Jeżeli Użytkownik nie chce by jego dane o aktywności na stronie internetowej należącej do Isoqar sp. z o.o. były gromadzone przez wyżej wskazane portale powinien wylogować się z konta (profilu) na danym portalu przed kliknięciem w określony link.
7. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG) – jednostce certyfikującej Alcumus ISOQAR Ltd., której siedziba mieści się w Wielkiej Brytani .
8. ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE DANYCH
Administrator nie dokonuje automatycznego przetwarzania – profilowania w rozumieniu RODO polegającego na wykorzystaniu danych osobowych podanych przez Użytkownika do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy jej sytuacji ekonomicznej, osobistych preferencji, wiarygodności oraz zachowania Użytkownika
9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Administrator udostępnia odpowiednie środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione, danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności stosuje się odpowiednio przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
