Norma ISO 9001 dotyczy systemu zarządzania jakością. Wiele firm, zwłaszcza dużych inwestuje, aby uzyskać certyfikat potwierdzający wdrożenie i utrzymanie tego systemu.
Co tak na prawdę zaleca norma ISO 9001? Między innymi systematyczne planowanie produkcji, usług oraz nadzór nad nimi, maksymalizację zadowolenia klientów, stałe doskonalenie organizacji.
Każda ułożona firma, nawet bez ISO 9001, stara się kontrolować te pola. Jednak certyfikat stanowi dowód osiągniętej sprawności w zarządzaniu jakością.
W Polsce certyfikat ISO 9001 posiada około 15 tys. firm. Wielu przedsiębiorców zastanawia się czy opłaca się im wdrożyć ISO 9001 nawet w małych przedsiębiorstwach i jakie są tego realne korzyści.
Wyniki badań przeprowadzonych przez PB Online w 2010 roku jasno mówią, że ponad połowa przedsiębiorstw, które zdecydowały się na wdrożenie systemu ISO 9001 uważa, że ta decyzja przyniosła im oczekiwane korzyści.
Poniżej prezentujemy jakie problemy napotykają firmy, które planują uzyskać certyfikat. Przedstawiamy także jakie korzyści oraz jakie negatywne skutki wdrożenia dostrzegają.
W badaniu uczestniczyło ponad 500 firm, które w ostatnich 15 latach wdrożyły ISO 9001. Badane przedsiębiorstwa pochodziły z różnych branż.
Ponad 87% badanych stwierdziło, że decyzja dotycząca wdrożenia ISO 9001 była korzystna. Co więcej połowa respondentów zadeklarowała bezproblemowy proces wdrażania systemu zarządzania jakością. Zaledwie dla 4,1% badanych wdrożenie ISO 9001 nie przyniosło spodziewanych efektów.
Najbardziej pozytywnie wdrożenie systemu oceniły firmy z branży przemysłowej i usług ochrony zdrowia. Odczuły one usprawnienie obiegu dokumentów, poprawę jakości usług, komunikacji wewnętrznej i kontaktów z kontrahentami biznesowymi.
Problemy z jakimi borykają się firmy wdrażające system zarządzania to przede wszystkim opór pracowników wobec procesu wdrożenia oraz nadmiar procedur, instrukcji i formularzy. Poza tym okazuje się, że im wyższe przychody, większa liczba pracowników oraz dłuższy okres funkcjonowania firmy, tym opłacalność wdrożenia ISO 9001 oceniana jest wyżej.
Według respondentów, najbardziej przydatnymi w praktyce wymiarami funkcjonowania systemu są zarządzanie zasobami oraz pomiar, analiza i doskonalenie.
Najczęściej podawanymi powodami wdrożenia ISO 9001 była potrzeba dostosowania się do oczekiwań i wymagań swoich klientów. Kolejnym czynnikiem była chęć podniesienia jakości produktów, usług oraz prestiżu firmy. Wszystko to prowadzi bowiem do bardziej sprawnego zarządzania firmą.
W określonych przypadkach inwestycja związana z wdrożeniem ISO 9001 przekłada się na konkretne profity. Pozwala chociażby z większą szansą na wygranie startować w przetargach publicznych. Z badań wynika także, że wyroby firm bez certyfikatu jakości coraz częściej są pomijane przez klientów UE już przy wstępnym wyborze.
Badani zauważyli także minusy. Według nich związane są one ze zwiększeniem biurokracji, wzrostem kosztów jednostkowych czy zmniejszeniem wydajności pracy. Negatywne strony dostrzegło jednak tylko 15% respondentów.
Powodem wystąpienia wyżej wymienionych, negatywnych skutków wdrożenia ISO 9001 jest bardzo często długość przygotowywania się do auditu certyfikującego. I tak najwięcej ujemnych następstw zaobserwowano wśród badanych, którzy wdrażali ISO ponad dwa lata. U niemal 80% firm proces wdrażania ISO zajął jednak mniej niż 12 miesięcy.
Podsumowując, nie wszystkie firmy muszą posiadać certyfikat ISO 9001. Jest to tylko i wyłącznie decyzja kierownictwa. Powinna być ona rozważona, na ile ponoszenie kosztów wiązanych zostanie zrekompensowane wymiernymi korzyściami. Dobrze opracowany i wdrożony system zarządzania jakością może być korzystną inwestycją, która ma szansę przynieść wymierne benefity.