Zanim prześlemy Państwu naszą ofertę musimy uszczegółowić co ma podlegać certyfikacji. W tym celu prosimy o przesłanie niezbędnych danych dotyczących Państwa organizacji. Można zrobić to na kilka sposobów: Zapytanie ofertowe on-line - wypełnienie internetowego formularza zajmie Państwu 5 - 10 minut Pobranie zapytania ofertowego - prosimy o jego wypełnienie i przesłanie pocztą elektroniczną bądź faksem Przeprowadzenie rozmowy telefonicznej, podczas której wypełnimy zapytanie. Prosimy o kontakt pod numerem telefonu 22 649-76-64 Niezależnie od wybranego sposobu, na tym etapie chcemy uzyskać od Państwa informacje, które pozwolą nam ocenić odpowiedni czas trwania auditu, a co za tym idzie - koszty. Jest to istotna kwestia, zarówno dla Państwa jak i dla nas, dlatego warto więc poświęcić jej chwilę uwagi. Chcemy dokładnie poznać Państwa organizację, produkty i usługi oraz złożoność działań. Z doświadczenia wiemy, że informacje te są niezbędne, by dobrać „skrojoną na miarę" ofertę. Wraz z ofertą przesyłamy wniosek o certyfikację oraz zasady certyfikacji i rejestracji. Oferta zawiera koszty certyfikacji i rejestracji oraz koszty użytkowania certyfikacji i rejestracji w trzyletnim okresie obowiązywania. Jeśli akceptują Państwo naszą ofertę należy wypełnić wniosek o certyfikację. Podpisanie wniosku jest jednoznaczne z przyjęciem oferty i zasad certyfikacji i rejestracji. Po otrzymaniu wniosku rozpoczynamy planowanie certyfikacji, która składa się z dwóch etapów: etap 1 - przegląd dokumentacji i etap 2 - audit certyfikujący. W porozumieniu z Państwem ustalamy terminy przeprowadzenia certyfikacji i rejestracji, skład zespołu auditowego oraz wszelkie inne kwestie organizacyjne.

W ISOQAR mamy głębokie poczucie obowiązku, aby zagwarantować, że auditorzy, których delegujemy do prowadzania auditów posiadają odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie, czyli są kompetentni. Fakt zdania egzaminu w zakresie odpowiedniego standardu nie wystarczy, by przeprowadzać audity dla ISOQAR CEE. Auditor, który zostanie wyznaczony do certyfikacji Państwa systemu zarządzania musi posiadać adekwatne doświadczenie i wiedzę w Państwa branży. Rolą auditora jest przede wszystkim sprawdzenie w sposób obiektywny i sprawiedliwy czy Państwa system, niezależnie od tego czy jest to system zarządzania czy system zgodności, spełnia wymogi danego standardu. Kładziemy również nacisk na sprawdzenie skuteczności systemu oraz zapewnienie, że wspiera on osiągnięcie Państwa celów biznesowych. Auditor nie sprawdzi każdego aspektu działania systemu Państwa firmy, ponieważ nie ma takiej możliwości ani potrzeby. Badane są „próbki" działań w celu znalezienia obiektywnych dowodów potwierdzających fakt, że firma rzeczywiście wykonuje to, co zostało zadeklarowane zgodnie z wymaganiami standardu. Podczas certyfikacji systemów zarządzania, auditor analizuje poszczególne procesy zachodzące w Państwa przedsiębiorstwie. Zwraca on szczególną uwagę na punkty, w których jeden proces się kończy a drugi rozpoczyna ponieważ z doświadczenia wiemy, że są to najsłabsze ogniwa w systemach zarządzania. Auditor bada również, czy dany proces efektywnie prowadzi do pożądanego rezultatu. Auditor przeprowadza rozmowę zarówno z zarządem, dyrektorami i kadrą kierowniczą jak i pracownikami przedsiębiorstwa. Dowody potwierdzające spełnienie wymogów zwykle są zapisem procesu produkcji bądź świadczenia usług odnoszącym się do wszystkich aspektów działalności. Zapis taki może być sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej. W oparciu o te dowody oraz obserwacje auditor podejmuje decyzję o wydaniu rekomendacji dotyczącej certyfikacji. Istotne znaczenie ma spotkanie zamykające audit, na którym auditor przedstawia raport oraz prezentuje wskazówki mogące okazać się pomocne w rozwijaniu i doskonaleniu działalności. Prosimy pamiętać, że nasz auditor nie posiada kompetencji w zakresie doradztwa. Auditor nie jest konsultantem i nie działa w takim charakterze, prosimy zatem o uwzględnienie tego faktu.

Celem etapu 1 auditu certyfikującego, zwanego przeglądem dokumentacji, jest ocena udokumentowanych polityk i procedury Państwa organizacji na zgodność z wymaganiami standardu. Podczas przeglądu dokumentacji auditor określa również i zgłasza wszelkie ewentualne braki, które należy skorygować przed etapem 2 certyfikacji. Etap 1 auditu certyfikującego najczęściej składa się z: weryfikacji zakresu systemu, sprawdzenia dokumentacji systemu zarządzania, w celu zapewnienia, że wszystkie właściwe wymagania są zastosowane, potwierdzenia, że wszystkie wymagania prawne i techniczne są zidentyfikowane i udokumentowane, zapoznania się z procesami, oceny stanu obiektu i obchodu, zaplanowania etapu 2 auditu certyfikującego, potwierdzenia, że cały istotny personel jest przygotowany do etapu 2 auditu certyfikującego. Jeśli czas na to pozwoli dokonujemy również auditu takich obszarów jak: audity wewnętrzne, przegląd zarządzania, zaangażowanie kierownictwa, reklamacje, zakupy, cele i zadania oraz działania poza siedzibą główną, jeśli takie istnieją. Przy założeniu, że auditor był w stanie uzyskać odpowiednią próbkę działań na etapie 1 auditu, nie jest konieczne ponowne badanie tych obszarów w czasie etapu 2 auditu. Na zakończenie etapu 1 auditor sporządza szczegółowy raport i harmonogram etapu 2. Jest on przedmiotem dyskusji z Państwem i zostanie pozostawiony na spotkaniu zamykającym. Podczas spotkania zamykającego ustala się również termin etapu 2 auditu certyfikującego. Zwykle etap 1 auditu odbywa się w Państwa firmie. Pozwala to na poznanie się z auditorem i może pomóc w zmniejszeniu możliwości wystąpienia niezgodności na kolejnym etapie certyfikacji. W małych organizacjach o prostej strukturze dopuszcza się przeprowadzenie etapu 1 w naszym biurze.

Etap 2 certyfikacji zazwyczaj odbywa się w ciągu jednego tygodnia po ukończeniu etapu 1. Jest on przeprowadzony zgodnie z planem auditu przedstawionym pod koniec etapu1. Podczas etapu 2 certyfikacji wykonuje się audit organizacji na zgodność z systemem zarządzania opisanym w dokumentacji systemowej przez zebranie obiektywnych dowodów. Równie ważnym kryterium auditu jest weryfikacja zgodności, które zostały określone w odpowiednich normach. Etap 2 auditu certyfikującego zwykle składa się z: Spotkania otwierającego, Rozmów z pracownikami, Weryfikacji zapisów, Przeglądu wyników auditów wewnętrznych, Wizyty w oddziałach lub miejscu świadczenia usługi, jeśli jest to konieczne, Spotkania zamykającego. Czego zatem szuka auditor? Auditor chce zobaczyć niepodważalne dowody w formie pisemnej (elektronicznej lub papierowej) na to, że określone zadanie jest wykonywane prawidłowo. Procedury i instrukcje interesują go w mniejszym stopniu chyba, że są niezbędne do wykonania prawidłowo pracy. Podczas auditu ogólnie rzecz ujmując, auditor analizuje system zarządzania i poszukuje odpowiedzi na pytanie: "Co zaplanowano by zarządzać firmą, mając na celu zadowolenie klienta/bezpieczeństwo informacji/ciągłość działania itp.?". Auditora interesuje sposób, jaki kierownictwo opracowało, aby unikać, zapobiegać oraz usuwać błędy. Auditor jest także zainteresowani planem, jaki kierownictwo opracowało by firma odnosiła sukcesy. Auditor chce więc poznać sposób wyznaczania celów oraz metod ich realizacji. W ISOQAR z doświadczenia wiemy, że przyjęcie nowego sposobu zarządzania nie jest łatwym krokiem. Zdajemy sobie sprawę, że kierownictwo potrzebuje zazwyczaj około trzech lat na całkowite wdrożenie nowego podejścia. Oparte jest ono na bazie najlepszych elementów starego systemu, który wymaga ulepszenia procesów oraz wyszkolenia i przygotowania ludzi do zmieniających się warunków. Nasi auditorzy są przygotowani do prowadzenia obserwacji działań firmy, jak i omawiania z kierownikami i dyrektorami treści systemu. Auditor zazwyczaj poświęca 50% swojego czasu na obserwacje i rozmowę z pracownikami. W tym czasie sugerujemy aby auditorowi towarzyszył tylko przedstawiciela kierownictwa. Pozwala to na uniknięcie zbędnego stresu przez rozmówcę. Mamy świadomość, że pracownik jest pierwszą osobą, która wie, czy dana czynność jest wykonywana prawidłowo. Auditor chce zobaczyć jak wyglądają procesy i działania mające zapewnić, że klient otrzyma tylko dobre produkty, czyli te, które zamówił. Pod koniec etapu 2 auditor sporządzi raport oraz podsumowuje swoje obserwacje i przedstawia je na spotkaniu zamykającym, które odbywa się ostatniego dnia auditu. Może się zdarzyć, że podczas auditu wykryte zostaną powazne niezgodności i defekty w funkcjonowaniu systemu zarządzania. Auditor może wówczas zwołać spotkanie z kierownictwem przed spotkaniem zamykającym w celu ich omówienia. Standardowo na spotkaniu zamykającym auditor przedstawia naturę i wagę wykrytych niezgodności dlatego też jest to powód aby obecni byli wszyscy kierownicy, właściciele i przedstawiciele zarządu. Wyniki z auditu są zapisane w raporcie z auditu. Wydanie certyfikatu nastąpi po pozytywnym przejściu auditu oraz po uregulowaniu przez Klienta płatności za wykonaną usługę.

Certyfikacja udzielona przez ISOQAR jest ważna przez okres 3 lat. By ważność certyfikatu systemu zarządzania została utrzymana przez ten czas, nasz auditor przeprowadza co najmniej raz w roku audit przeglądowy (audit nadzoru). Zwykle pierwszy audit przeglądowy odbywa się wcześniej niż około 12 miesięcy od daty certyfikacji, a drugi wcześniej niż około 24 miesięcy od daty certyfikacji. Głównym celem tego auditu jest zapewnienie, że ​​system zarządzania jest skuteczny i nadal spełnia wymagania standardu. Ponadto auditor potwierdza również prawidłowość użytkowania i posługiwania się certyfikacją przez badanie funkcjonowania systemu zarządzania przez ostatnie 12 miesięcy. Czas trwania auditu przeglądowego w dużej mierze zależy od certyfikowanego standardu oraz zakresu certyfikacji natomiast zwykle jest on krótszy od czasu trwania certyfikacji. Wyjątkiem od powyższej zasady jest certyfikacja standardów BRC i IFS ważna przez okres 6 lub 12 miesięcy. Ponad to przy certyfikacji BRC i IFS nie wykonuje się auditów przeglądowych. Po 3 latach od pierwszej rejestracji, Państwa certyfikat wraz ze wszystkimi załączniki straci ważność. W celu utrzymania ciągłości certyfikacji i jej przedłużenia na kolejny 3 letni okres wykonujemy audit re-certyfikujący.

Audit re-certyfikujący ma na celu zapewnienie ciągłości certyfikacji i rejestracji Państwa systemu zarządzania. Z tego też względu musi on się odbyć przed datą wygaśnięcia certyfikatu, a najlepiej w 33. miesiącu od terminu certyfikacji i rejestracji. Audit re-certyfikujący swoim zakresem jest podobny do etapu 2 certyfikacji. Auditor kompleksowo sprawdza spełnienie wymagań odpowiedniego standardu oraz przygląda się ciągłemu doskonaleniu systemu zarządzania. Auditor będzie dokładnie sprawdzać wymagania na zgodność z normą i będzie uważnie przyglądać się ciągłemu doskonaleniu systemu zarządzania. Po zakończonym z pozytywnym wynikiem procesie re-certyfikacji zostanie Państwu przyznany certyfikat systemu zarządzania ważny przez kolejne 3 lata. Po audicie re-certyfikującym kolejnymi wizytami są audity przeglądowe sprawdzające użytkowanie certyfikacji i rejestracji.